Teamsin lähiaikoina tulossa olevana ominaisuutena on sovellusten käyttäjäryhmäkohtainen hallinta, eli tuttavallisemmin App Setup Policies. Tällä ominaisuudella Teamsin ympäristön ylläpitäjät (adminit) voivat luoda käytäntöjä jotka vaikuttavat siihen mitä käyttäjillä tulee näkymään Teamsissa työpöytäsovelluksessa vasemman laidan kiinnitettyinä sovelluksina ja missä järjestyksessä ne esitetään. Esimerkiksi Plannerin voi tuoda tällä paljon paremmin esille käyttäjille.
Mikäli organisaatiolla on omia sovelluksia tai käyttävät aktiivisesti kolmannen osapuolen sovellusta (Dynamics 365, Github, Jira, Trello tai vaikka Polly) voidaan ne tuoda näkyviksi käyttäjille.
Samalla tavalla voidaan valita myös sovellukset jotka eivät näy oletuksena vasemman laidan valikossa. Mikäli jollain käyttäjäryhmällä ei koeta tarpeelliseksi esittää vaikkapa Tiedostot(Files)-valikkoa esillä voidaan se jättää pois. Sovellus itsessään one edelleen käytettävissä mutta se on haettava … valikon takaa jolloin sen käyttö on huomattavasti vähäisempää.
Tämä hallinta laajenee myös käyttöoikeuskäytäntöjen (App Permission policies) kautta: kenellä on oikeus käyttää jotain tiettyjä sovelluksia.
Mihin näitä kannattaa käyttää?
Organisaatioissa on usein erilaisia käyttäjärooleja varsinkin kun ei puhuta suunnittelu/asiantuntijayrityksestä. Tällä voidaan selkeyttää , vaikkapa, varastotyöntekijöiden Teams-työpöytää jättämällä tiedostot ja kokoukset pois käyttöliittymästä oletuksena.
Tuota enemmän kuitenkin näen käyttöä sille, että organisaatiossa on erityisiä sovelluksia joita käyttää vain osa työntekijöistä. Tällöin voidaan varmistaa että sovellus ei näy turhaan muiden työpöydällä ja toisaalta heille joiden tulee sovellusta käyttää näkevät jatkuvasti käyttöliittymässä.
Käyttöoikeuskäytännöt mahdollistavat myös sen, että joihinkin sovelluksiin pääsevät vain valikoidut käyttäjät Teamsin kautta. Sen myötä tulee myös mahdolliseksi asettaa tietyille käyttäjille asentaa omia sovelluksia tai antaa lupa käyttää (tiettyjä) kolmannen osapuolen sovelluksia. Tämä mahdollistaa samassa ympäristössä sovellusten testaamisen ja käytön rajoitetusti, ilman huolta siitä että isolta määrältä käyttäjiä alkaa heräämään kysymyksiä mistä oikein on kyse.
Kuva Microsoftin esityksestä
Miten?
Hallintaportaalissa voidaan asettaa erilaisia käytäntöjä henkilöille käsityönä. Fiksumpi tapa kuitenkin on selvittää sopivat kommennot, joita voi ajaa PowerShellillä jotta asetuksia voi tehdä vaivatta suurelle käyttäjämäärälle. Palaan näihin komentoihin kun olen päässyt niitä testaamaan.
Vesa Nopanen - My Metaverse Day 