Teams ja Whiteboard “virtuaalinen fläppitaulu”

Olitko tietoinen että Teamsin kokoukseen voi lisätä virtuaalisen fläppitaulun? Milloin kokeilit sitä viimeksi? Jos kokeilusta on aikaa, kannattaa lukea tämä artikkeli loppuun. Tällä välin asenna kuitenkin Microsoft Storesta Whiteboardin sovellus tietokoneellesi. Aluksi kuitenkin:

Tunnetut haasteet

Whiteboardia Teamsin kautta kokeilleen ensikokemus voi olla vähän hämmentynyt – tässäkö tämä nyt oli. Siksi listaan tunnetut haasteet Whiteboardin kanssa heti alkuun.

Teamsin sisällä oleva versio on hyvin rajoittunut. Tämä ei ole muuttunut vielä mihinkään. Kuitenkin tärkeintä: Whiteboard voidaan liittää helposti jokaiseen Teams-kokoukseen, jolloin se on osallistujien saatavilla
Whiteboardin jakaminen oman organisaation ulkopuolelle on mahdollista vain käyttämällä Microsoft-tunnusta (tämän hetken tilanne).
Edellisen kohdan vuoksi kannattaa alkuun käyttää Whiteboardia erityisesti oman organisaation sisällä ja suosia vaikkapa OneNoten käyttöä (ja sen jakamista) organisaatioiden välillä
Mobiilikäyttö ei ole vielä tuettuna

Whiteboardin versiot

Sovelluksesta on kaksi eri ilmentymää / versiota: toinen toimii Teamsin sisällä ja toinen on oma Windows 10 sovelluksensa. Sujuva käyttö vaatii näiden yhteistyötä.

Liity Microsoft Teams kokoukseen
Vilkaise kokouksen keskustelua (chat) – Whiteboard on mukana automaattisesti
Käy Teamsin keskustelun kautta Whiteboardissa, jotta se lisätään kokouksen käyttöön
Avaa Windows 10 sovellus ja kokouksen Whiteboard on näkyvissä myös tässä sovelluksessa mikäli olet kirjautuneena Whiteboardiin samalla tunnuksella kuin Teamsiin

Avaa ja “asenna” Whiteboard osaksi kokousta Teamsin avulla
Käytä sitä pääasiassa Whiteboard-sovelluksella
Vaikka joku osallistujista ei olisikaan asentanut erillistä sovellusta itselleen, hän pystyy kuitenkin näkemään aika paljon Teamsin kautta mitä Whiteboardille on piirrety tai tuotu. Mahdollisuudet vaikuttaa sisältöön rajoittuvat vain kyniin.

Pieni varaus tuohon että kaikki ominaisuudet mitä Whiteboardissa on sovelluksen puolella tarjolla eivät näy Teamsin puolella. Eivät ainakaan vielä. Esimerkiksi templatet ovat esimerkki sisällöstä joka ei näy. Mitkä Templatet? Jatkappa lukemista..

Mitä uutta Whiteboardissa oikein on?

Asetukset ovat varsin monipuoliset, lähtien kynän fiksusta käytöstä (ink to shape / table) tausta muokkaukseen.

Erittäin mainio ominaisuus on myös Export, jolla voi viedä Whiteboardin sisällön kuvaksi. Eikä saavutettavuustarkistuskaan huonoa ole, jos Whiteboardia käytetään laajemman yleisön kanssa.

Yksi uusi ominaisuus on tietysti Templatet (pohjat).

Tällä hetkellä pohjista löytyy

Brainstorming
Kanban-taulu
Retrospektiivi
Tehokkaat kokoukset
SWOT
Projektin suunnittelu
Projektin eteneminen (milestones)
Ongelmanratkaisu
KWL – Keeping track what you know, want to learn and previous knowledge. Tämä on suunnattu selkeästi enemmän henkilökohtaiseen käyttöön.

Jokainen pohja lisää Whiteboardille oman palan, johon on helppoa käydä täyttämään tietoa. Mm tehokkaat kokoukset näyttävät tältä

Kanban-pohja antaisi mahdollisuuden ajaa Kanban-tyylillä jotain kokonaisuutta eteenpäin. Tämä tietysti herättää kysymyksiä miksi Whiteboard kun on Plannerkin. Joillekin siirtymä fläppitaulun postit-lapuista voi olla helpompaa kun virtuaalinen ympäristö muistuttaa oikeaa elämää. Ja tämä voisi olla tiimille erittäin kätevä tapa pitää tehtävät helposti muokattavissa ja visuaalisesti esitettyinä. Integraatioita tähän ei saa, mutta ei toisaalta todelliseen fläppitauluunkaan.

Lappuja voi lisätä eri säilöihin helposti, mitä ei voi tehdä on niiden niputtaminen tai nipun raahaaminen ulkoa osaksi Kanban-säilöä.

Yksittäisen PostIt-lapun takaa löytyy nippu toimintoja

kopiointi
poisto
muokkaus
taustavärin vaihto
peukuttaminen (hei – äänestäminen!!)
Alt text saavutettavuutta varten
leikkaa

Lappuun voi lisätä vain tekstiä – kuvan liittäminen ei ole tuettuna – eikä kuvaa voi lisätä osaksi Kanban-säilöäkään.

Äänestäminen kuitenkin avaa mukavasti vaihtoehtoja niin tässä Kaban-mallissa kuin monessa muussa virtuaalitaulussa.

Kanvaasia voi aika vapaasti kasvattaa ja siinä voi liikkua hiirellä raahaamalla. Zoom ja eri osien raahaaminen auttaa uudelleenjärjestelyssä helposti.

Taikasauvalla selkoa

Mikäli sinulla on yhtä hyvä käsiala kuin minulla, taikasauva tulee ehdottomasti käyttöön. Sillä saa kynällä piirtelyn muutettua ihan ymmärrettävään muotoon. Olen vakuuttunut koska se toimi omaan kirjoitukseeni.

Lisäksi taikasauvaa voi käyttää siihen, että kännykällä otetusta kuvasta tehtyä tekstimuotoisen. Kuvahan voi olla vaikka fläppitaulusta (useasti) tai miksei vaikka esitteestä.

Kuvaakin voi äänestää (peukuttaa) tai sen voi vaikka lukita taustaan niin, ettei sitä oletuksena saa valittua ilman lukon purkamista (oikea hiirennappi). Mutta ei lukita kuvaa nyt, koska taikasauvan vaikutus kiinnostaa:

No, kuten näkyy ei se aina toimi. Valitaan toisenlainen kohde. Huomiona kuitenkin, että kun kuva on käsitelty taikasauvalla siitä saa osia irti ja siirrettyä toisaalle kanvaasissa. Toisen tekstin kanssa tämä toimi huomattavasti paremmin:

Taikasauvalla pääsee erottelemaan kuvista osia ja jossain tapauksessa kuvassa oleva teksti myös muutetaan tekstimuotoon. Kohteelle voi antaa taikasauvaa useammankin kerran, jolloin loppujen lopuksi se yritetään muuttaa tekstiksi. Tämä ei kuitenkaan ainakaan minun käsialallani onnistunut. Tekstiksi muunto toimii paremmin Whiteboardissa (kynällä Whiteboardiin -> tekstiksi) kuin kuvasta irroitettuna.

Mukavia ominaisuuksia ovat myös

ink to shape (piirtelystä tehdään muotoja automaattisesti)
ink to table – taulukon voi piirtää ja se saa kontrollit sarakkeiden ja rivien lisäämiseksi – lisäksi mikäli solun sisään piirretään se kasvattaa aluetta automaagisesti

Ajatuksia lopuksi

Vaikka Whiteboardissa näkyy edelleen keskeneräisyys on tässä kuitenkin yksi ohjelma joka kehittyy lisää jatkuvasti – onhan se oleellinen osa Surface Hubia myös. On hyvä tiedostaa mihin se pystyy (ja mihin ei) ja käyttää työkalua hyödyksi. Itsellä oli ehtinyt tulla pieni tauko kesän aikana tämän kokeiluihin ja nyt onkin todettava että ehdottomasti on Whiteboard otettava käyttöön kokouksiin.

OneNote on erinomainen muistiinpanoissa ja tekstin puolella, mutta luovemmassa suunnittelussa Whiteboardissa on selkeästi omat vahvuutensa. Ja mikäs sen parempi kuin suunnitella asia vapaamuotoisesti Whiteboardin avulla ja viedä lopputulos osaksi OneNotea.