Opas Teamsin Live-tapahtumiin: kuinka järjestän tapahtuman, osallistujien näkymä sekä uudet ominaisuudet

Teamsin livetapahtuma on saanut kesän aikana uusia ominaisuuksia, jotka tekevät tapahtumien järjestämisestä entistä helpompaa ja monipuolisempaa.

Tärkeimmät näkyvät lisäykset Live-tapahtumissa ovat

Mahdollisuus lisätä useampia esittäjiä – vaikka oman organisaation ulkopuolelta
Esittäjä ja sisältö vaihtuu kokouksessa kuten missä tapansa Teams-kokouksessa
Tekstitys automaattisella käännöksellä useammalle kielelle
Esityksen kunto ja suorituskyky -mittaristo
Helpottunut tapahtuman luonti

Live-tapahtuman luominen

Live-tapahtumaa lähdetään luomaan kuten mitä tahansa muutakin Teams-kokoustakin – muistetaan vain valita vasemmasta yläkulmasta että ollaankin tekemässä Live-tapahtumaa.

Erona aikaisemaan, voi henkilöitä kutsua mukaan myös organisaation ulkopuolelta sekä määrittää heille roolit joko esittäjänä tai tuottajana.

Seuraavassa näytössä voidaan valita ketkä saavat osallistua Live-tapahtumaan. Tätä on voitu rajata organisaatiossa esimerkiksi niin että vain tietyt henkilöt saavat luoda tapahtumia joihin voi osallistua talon ulkopuolelta.

Tuotantoasetus on nyt myös aiempaa helpompi. Mikäli organisaatiossa ei ole tuotantoon omaa lisäsovellusta on valinta tapahtumaa tehdessä helppo kun voi valita vain Teamsin.

Lisänä voidaan antaa myös osoite sivuun, josta osallistujat saavat ohjeita tai apuja mikäli he kohtaavat ongelmia. Tällainen sivu olisikin jo hyvä jokaisen organisaation luoda – edes sillä tasolla että löytyy yhteystiedot apua tarvitseville.

Tekstitys on esikatselussa. Puhutuksi kieleksi voi valita vain englannin (Yhdysvallat), saksan tai kiinan (yksinkertaistetun).

Tekstityksen ja automaattisen käännöksen kielet voi valita pitkästä listasta. Maksimi on kuitenkin kuusi eri kieltä. Erityismaininta Klingonin-kielen tukemisesta!

Lopuksi vielä kannattaa muistaa ruksasta Kysymysosio päälle, jotta osallistujat voivat esittää kysymyksiä. Perinteinen Teams-kokouksen keskustelu on vain esittäjien/tuottajien välisessä käytössä. Yleisö (osallistujat) voivat käyttää vain Q&A / kysymysosiota.

Tämän jälkeen kokous onkin tehty ja avautuvasta ikkunasta voi kopioida kätevästi linkin osallistujille lähetettäväksi.

On tärkeää muistaa että osallistujille jaetaan nimenomaan tuo osallistjien linkki, jonka saa ylläolevan kuvan mukaisesti kopioitua. Tapahtuman yhteydeen, kalenterikutsuun jossa ovat tuottajat ja osallistujat, luodaan myös toinen Teams-kutsu jota ei saa jakaa osallistujille.

Liittyminen ja esittäminen: tuottaja ja esittäjä

Live-tapahtuma löytyy tietysti kalenterin kautta. Kun tapahtuman avaa kalenterista pääsee sen tietoihin heti. Keskustelustakin tapahtuman saa avattua Liity-napin vasemmalla puolella olevan pienehkön toiminnon takaa.

Tapatuma ei ala heti sinne liittyessä vaan tuottajat ja esittäjät voivat valmistella rauhassa piilossa mitä ja miten sisältö halutaan esittää, näytetäänkö webkamera vai ei.

Tässä vaiheessa ei vielä osallistujille näytetä mitään. Vasta kun vasemman näytön alapuolelta valitaan “lähetä live-tapahtumaan” näkevät osallistujat esimerkiksi jaetun ruudun.

Tässä vaiheessa kun lähetys on aloitettu tulee tieto, että live-tapahtumat ovat tavallisesti maksimissaan neljän tunnin mittaiset. Lisäksi jos mikrofoni on pois päältä siitä nousee näkyvä ilmoitus esille.

Tapahtumassa esittäjät voivat valita vapaasti kuka on esitysvuorossa ja jakaa sisältöään. Tämän on hyvin Teams-mainen toiminto: kuka tahansa esittäjistä voi napata itsensä esitysmoodiin lennosta.

Yllättävän monta Teamsista tuttua toiminta on käytettävissä Live-tapahtumissa myös tutulla tapaa.

Mikäli jakaminen lopetetaan tulee osallistujille ruudulle ilmoitus “The live event will continue in a moment”. Kun sisältöä taas jaetaan jatkuu lähetys automaattisesti.

Kunto ja suorituskyky -mittarit saa näkyviin oikean yläkulman tapahtuman valikoista.

Liittyminen tapahtumaan: osallistuja

Mikäli asetuksista on sallittu kenen tahansa liittyminen mukaan voi osallistuja käyttää vaikkapa Chrome-selainta. Teams-sovelllusta ei ole tarpeen olla asennettuna eikä Teams/Office 365 -tunnusta ole tarpeen olla kun mukaan voi liittyä anonyymisti.

Tämän jälkeen osallistua voi nautti tapahtumasta. Mikäli hän haluaa laittaa tekstityksen päälle sen voi tehdä jakoruudun oikean alakulman pienten kuvakkeiden takaa.

Tekstitys on siis oletuksena päällä. CC kytkee ensimmäisen kielen (englanti) päälle / pois. Kielet voi valita rattaan takaa Tekstitys-valikosta.

Tekstitysasetuksista voi valita minkälaisessa taustalla tekstitys on päällä.

Osallistujan on myös hyvä havaita, että esityksen voi laittaa pauselle ja jatkaa katselua omassa tahdissa. Esityksessä voi palata myös aiempaan kohtaan mikäli jokin asia meni ensi kerralla ohitse. Se antaa liikkumavaraa osallistujille ja on myös ihan hyödyllinen koulutuksissa – kunhan vain tiedostaa Q&A:ta käytettäessä ettei ole enää esittäjän kanssa samalla aikakohdalla. .

Tapahtuman tallenne, Q&A-raportti ja muut ladattavat resurssit

Tuottaja ja esittävä voivat ladata tapahtuman jälkeen tallenteen, kysymysosioraporin, osallistujien osallistumisraportin ja muita asioita kalenteirtapahtuman takaa.