Teams uutta tulee nyt käytettäväksi nopeaa tahtia, eikä ihme koska monelle ominaisuudelle on ollut elo- tai syyskuu Roadmapin aikaikkunana. Nyt vuorossa on tiimin kanavan valvonta, eli moderointi. Tässä yhteydessä se tarkoittaa hallintaa siitä ketkä saavat kirjoittaa kanavalle.
Valvonta-asetukset määritetään kanavan hallinnassa, johon pääsee kanavan perässä olevan kolmen pisteen (…) valikon kautta: Kanavan hallinta. Olettehan jo aikaisemmin huomanneet nuo kanavan ilmoitukset, joita käsittelin TeamsTuesday-artikkelissani?
Kanavan valvonta on oletuksena pois päältä, joten kaikki tiimin jäsenet saavat aloittaa uusia keskusteluita kanavalla – sekä vastata siellä oleviin viesteihin.
Ilman kanavan valvonnan päällekytkemistäkin voi tässä määrittää saavatko vieraskäyttäjät aloittaa uusia viestiketjuja kanavalla, vai onko heidän vain vastailtava olemassaoleviin viesteihin.
Kanavan valvonta
Kun valvonta kytketään päälle, valvojina on oletuksena tiimin omistajat.
Tiimin omistajat ovat aina automaattisesti myös valvojia, eikä tätä voida heiltä ottaa pois käytöstä – pääseväthän he muuttamaan kaikkia tiimin asetuksia halutessaan. Käyttäjiä voidaan kuitenkin lisätä valvojiksi, ilman että heistä tarvitsee tehdä tiiminomistajia.
Valvojat voivat määrittää lisäksi uutta viestiketjua aloittaessa, saavatko tiimin jäsenet vastata siihen vaiko ei.
Hyvänä lisänä voidaan tarvttaessa ottaa pois käytöstä myös yhdistimien (connectors) ja bottien kirjoittaminen kanavalle.
Mikäli ruksi otetaan pois tuosta “Salli jäsenten vastata kanavan viesteihin” se muuttaa myös ketjun aloitusviestiä niin, ettei valintaa vastaamisesta voida tehdä.
Yleinen-kanavalla on käytössä hiukan erilainen valvonta-asetus kuin muilla kanavilla. Tässä voidaan valita “perinteisesti” kolmesta vaihtoehdosta – asetuksen sijainti oli aiemmin tiimin asetuksien alla, nyt se voidaan määrittää loogisemmin kanavan hallinnan kautta.
Vaikuttaa myös aikaisempiin viesteihin
Mikäli valvontasetuksia muutetaan niiden vaikutus ulottuu myös aikaisempiin viesteihin. Käytännössä käyttöliittymässä näkyy (kunnes sen poistaa ruksista) ilmoitus että vain kanavan valvojat voivat kirjoittaa uusia viestejä – eikä uuden viestin kirjoitusaluetta ole käyttöliittymässä. Ja mikäli viestiketjuun vastaustoiminto on otettu pois päältä ei löydy aluetta mihin kirjoittaa vastausta.
Käyttäjät voivat käydä katsomassa kanavan hallinna asetukset, vaikkeivat voi niitä muuttaa itse.
Miten kanavan valvontaa voi hyödyntää?
Käyttökelpoisia paikkoja tälle toiminnolle on useampiakin, Käytännössä tämä rauhoittaa valitut kanavat niin, että keskustelu niissä saadaan pysymään annetuissa aiheissa ja toisaalta niin että tärkeät viestit eivät huku jatkuvaan viestitulvaan. Kanavan valvonnalla voidaan myös varmistaa paremmin kanavan pysyminen annetussa aiheessa, mikäli kanavalle kirjoittavien henkilöiden määrä rajataan. Tässä on sitten muita riskejä – eikä kirjoittamisen rajaaminen ole oikein Teamsin alkuperäisen ajatuksen kanssa linjassa – joten kanavan valvontaa kannattaa käyttää harkiten ja vain tarpeeseen, ei varmuuden vuoksi.
Jossain tapauksissa myös vastaaminen voidaan ottaa pois, mikäli kyseessä on puhtaasti tiedotusasia josta ei haluta keskustelua – ainakaan heti.
- Organisaation uutiset – jotta uutisvirta pysyy kurissa vain tietyt henkilöt saavat kirjoittaa uutisia mutta niistä voi keskustella pääsääntöisesti
- Johdon katsaus, HR jne tiedotteet, kuten uutiset
- Projektitiimin valitut kanavat – ohjataan keskustelua oikeisiin kanaviin kontrolloimalla kuka saa aloittaa uusia viestiketjuja
- Raportointikanava, jossa vain tuodaan nähtäväksi tietoa (yleensä ulkopuolelta) eikä niistä ole tarkoituskaan keskustella siinä kanavassa.
Vesa Nopanen - My Metaverse Day 