Teams-kokouksia pidetään paljon, ainakin meillä, myös organisaation ulkopuolisten kanssa. Kerran, jos ei toisenkin, tulee eteen tilanne, jossa tiedostoja pitäisi saada liikkumaan suuntaan tai toiseen, jolloin ne ladataan chattiin – ihan kuten sisäisten kokousten kanssa. Tässä kuitenkin unohtuu se asia, että Teamsin tiedostojen jakaminen yksityiskokouksissa oman organisaation ulkopuolisten kanssa ei onnistu Tässä muutama tapa, jolla ongelman voi kiertää.
Artikkelissa esitetyt asiat pätevät myös keskusteluun. Kokouksen alla käytävä keskustelu ei eroa vaikkapa Teamsin ryhmäkeskustelusta merkittävästi.
Käytä kanavakokousta jos mahdollista
Mikäli organisaation ulkopuolisen kanssa pidetty kokous liittyy johonkin tiimiin, jossa ulkopuoliset osallistujat ovat jo jäsenenä, on kaikista kätevintä järjestää heidän kanssaan kokous tiimin kanavalla. Tällöin he pääsevät käsiksi tiimin tiedostoihin aivan kuten tiimissä toimiessaan – tai he voivat myös ladata kanavalle lisää tiedostoja.
Tämä on mielestäni paras tapa kokoustaa heidän kanssaan mutta vaatimuksena on se, että he ovat tiimissä vieraskäyttäjinä.
Lisää jakolinkki käsin
Mikäli kokouksessa on sekä oman organisaatiosi sisäisiä että ulkoisia henkilöitä ja haluat jakaa heille tietyn tiedoston, voit aloittaa lisäämällä tiedoston mukaan kokoukseen tavalliseen tapaan. Tämä tekee automaattisesti jaon jossa oman organisaatiosi osallistujat pääsevät käsiksi tiedostoon. Jotta saat tiedoston myös ulkopuolisille käyttöön, sinun on ensin haettava tiedosto OneDrive for Busineksestäsi ja tehtävä siihen ylimääräinen jakolinkki jonka voit jakaa keskustelussa. Jakolinkinhän voi tehdä joko muokkausoikeuksin tai pelkästään katselua varten.
Tiedoston sijainti
Kaikki tiedostot, jotka jaat Teams kokouksissa lisäämällä ne kokoukseen, kopioidaan OneDrivellesi kansioon Microsoft Teams Chat Files.
Kansiossa saattaa olla yllättävänkin monta tiedostoa, joten järjestäminen “uusimmat ylimmäksi” auttaa löytämisessä.
Pystyt määrittämään jakovaihtoehtoina mm. salasana tarpeen, voivatko vain tietyt henkilöt muokata tiedostoa sekä erittäin tärkeän asian: kuinka pitkään linkki on voimassa.
Valintojen jälkeen voit luoda linkin, jonka voit liittää osaksi kokouksen keskustelua, jolloin organisaatiosi ulkopuoliset saavat pääsyn tiedostoon.
.
Tämän onnistuminen vaatii tietysti sen, että OneDrivelta on sallittua jakaa tiedostoja oman organisaation ulkopuolelle. Tämä on kuitenkin jälleen yksi osoitus siitä, miksi se on hyvä sallia. Mikäli kokouksessa ei voi jakaa tiedostoa helposti, tarkoittaa se, että ne jaetaan joko sähköpostin avulla tai kynnys käyttää varjo-it:tä kasvaa huomattavasti esteen kiertämisessä.
Teams luo tiedostosta kopion, kun se lisätään kokoukseen
Kokouksiin uusia tiedostoja raahatessa on hyvä tiedostaa se, että tällöin tiedostosta muodostetaan aina kopio! Itse olen kohdannut monta kertaa tilanteen, jossa ihmetellään miksei toisen tekemät muutokset näy omassa tiedostossa: alkuperäinen tiedoston raahaaja käsittelee omaa tiedostoa (jossain muualla) ja toinen osapuoli sitä, mikä on jaettu Teamsin kautta. Ei kovin järkevää! Opettelemalla miten luodaan jakolinkki tiedostoon myös oman organisaation sisällä voi varmistua että muokkaatte samaa tiedostoa. Ja vielä parempi: tiedostot ovat tiimissä, jossa molemmat ovat jäsenenä.
(Teams toki voisi tehdä tämän asian paremmin muodostamalla aina oletuksena linkin tiedostoon – tai edes kysymällä halutaanko tiedosto kopioida vai luodaanko muokkauslinkki.)
Entäpä useamman tiedoston jakaminen?
OneDrivella jaon voi määrittää myös kansiolle. Tällöin ei kannata ladata tiedostoja erikseen Teamsin Chattiin vaan valmistella suoraan kansio OneDrive for Busineksessa, jonne lataat tiedostot ja jolle luot jakolinkin. Tämä on tietysti kätevää myös oman organisaation sisällä.
Vielä yksi tapa tehdä jakaminen
Mikäli mahdollista, luo jako aina alkuperäiseen tiedostoon, mikäli tarkoituksena on käsitellä samoja tiedostoja. Jakaminen on mahdollista myös tiimien tiedostoissa – se tehdään vain SharePointista käsin.
Tässä vaihtoehdossa on kuitenkin huomioitava muutama asia
- vaihtoehtoja toimintatavalle tulee useita. Mikä on se tapa mitä käytätte teillä? Mikä on suositeltuin tapa? Käyttäjät eivät halua olla eri tapojen sekamelskassa.
- Onko tiimitiloista jakaminen ulos sallittua? Rikkooko se hallintamallia? Aiheuttaako se sekavuutta? Pysyykö ymmärrys yllä siitä, mitä on jaettu ja kenelle? Tässä on erityisen oleellista se, että jakolinkeillä on rajattu elinaika.
Entäpä myöhemmin?
Lähiaikoina tullaan todennäköisesti julkaisemaan uusi tapa luoda linkkejä Teamsissa. Se käytännössä tuo tässä esitellyn linkkien luontitavan suoraan Teamsin käyttöliittymään.
Tällä hetkellä kuitenkin on vielä hämärän peitossa, tuleeko linkkien luonti sisältämään kaikki OneDriven jakamisen mahdollistamat toiminnat. Tai toimiiko se myös osana kokouksia ja voisiko kokoukseen liitettyjen tiedostojen puolella käydä tekemässä jakolinkin.
Mikäli uusi linkkien luonti mahdollistaa linkkien luonnin ulkopuolisille suoraan tiimitilasta käsin, on syytä miettiä miten tuo asia hallitaan. Luodaanko linkit aina aikarajoitettuina, jotta käyttöoikeudet eivät sekoittuisi liikaa? Vai onko selkeämpää luoda linkit ulkopuolisille OneDriven kautta?
Siksi onkin hyvä lisätä ulkopuoliset aina vieraiksi tiimeihin, mikäli heidän kanssaan tehdään yhdessä töitä. Sillä ja kanavakokouksilla voidaan tehdä tiedostojen käsittely kokouksissa helpoksi ja selkeäksi.
Vesa Nopanen - My Metaverse Day 