Teamsin vasemman laidan työkalut ja niiden järjestyksen voi tätä nykyä muokata organisaation tarpeiden mukaan. Mikäli käytössä on paljon esimerkiksi Planner ja Stream, voidaan ne tuoda vasempaan laitaan kaikkien saataville. “Tyrkylle” ne ovat myös silmien ulottuvilla paremmin kuin välilehdissä tai … -valikon takana.
Kuvassa on esimerkkinä organisaatio, jossa käytetään Planneria ja Streamia aktiivisesti ja halutaan ajaa niiden käyttöä aktiiviseksi. Lisäksi organisaatiolla voi olla oma sovellus (tässä tapauksessa Icebreaker, jolla voidaan tutustuttaa ihmisiä toisiinsa) joka halutaan tehdä tunnetuksi organisaatiossa.
Sovelluskäytännöt ja -oikeudet
Käytännöt voidaan määritellä käyttäjäkohtaisesti, jolloin erilaisille henkilöryhmille voidaan asettaa erilaiset käytännöt käyttöön. Tämä tarkoittaa sitä että tarvittaessa vaikkapa Taloushallinnon työntekijöillä on nostettuna tietyt sovellukset esille kun taas myyjillä näytetään vaikkapa Dynamics 365 sovellus vasemmassa laidassa. Käyttöoikeuskäytännöillä on myös mahdollista sallia vain tiettyjen henkilöiden (vaikkapa Taloushallinto) käyttää jotain tiettyä ohjelmaa.
Käytäntöjä ylläpidetään ja sovelluksia muokataan ylläpitäjän näkymän kautta.
Uusien käytäntöjen luominen, vaikkapa taloushallinnolle, onnistuu myös samasta paikasta. Sovellusten järjestystä voi muokata.
On kuitenkin muistettava että käyttäjällä voi olla kerrallaan voimassa vain yksi käytäntö kutakin käytäntötyyppiä, eli kahta eri sovellusten määrityskäytäntöä ei voi yhdelle henkilölle asettaa. Sen vuoksi onkin syytä pitää muutokset vain tarpeellisissa. Helpointa on tietysti jos suurimmalla osalla työntekijöistä on samanlainen Teamsin vasen laita.
Huom: kun teet muutoksia käytäntöihin muista että muutokset näkyvät käyttäjillä vasta pidemmän ajan kuluttua. Yleensä muutokset ovat käyttäjillä vuorokauden sisällä. Nyrkkisääntönä voisi pitää “seuraavaa päivää”: omassa testissä illalla tehdyt muutokset ovat näkyvissä aamulla
Mihin käytetään
Sovelluskäytännöt ovat erittäin käyttökelposia sovellusten promoamiseen käyttäjille – tehdään ne tutuiksi ja pidetään ne mielessä kun käytetään Teamsia. Oleellisimmat sovellukset , myös organisaation omat, ovat aina silmien edessä ja niiden ilmoitukset (ei ole luettu) on hyvin tyrkyllä. Näiden kanssa on tietysti oltava maltillinen, ettei täytä koko vasenta laitaa sovelluksilla.
Käyttäjäryhmäkohtaisuus on myös hyvä asiat: voi nostaa vain tietyille henkilöille heidän omat sovellukset esille. Samoin voidaan myös rajata sovelluksia pois näkyviltä heiltä, jotka eivät niitä tarvitse. Vaikkapa tuotantotyöntekijät, jotka käyttävät lähinnä Vuoroja (Shifts) ja tiimejä, sekä chattia. Tällöin nämä sovellukset voi nostaa ylimmäksi esille.
Tietysti nämä käytännöt, kuten muutkin, on tehtävä suunnitelmallisesti ja on hyvä idea kerätä pilottiryhmältä palautetta käyttökokemuksesta.
Vesa Nopanen - My Metaverse Day 