Polly on ollut mukana Teamsissa alusta saakka, mutta viimeaikojen uudistusten myös Polly on monipuolistunut runsaasti. Parhaiten uudistukset näkyvät keskusteluihin lisättävien kyselyiden paremman käyttöliittymän ja vaihtoehtojen kautta. Aloita lisäämällä tiimiisi Pollyn Viestit-toiminto, tämä onnistuu helposti Teamsin sovelluskaupan kautta.
Tämän jälkeen voit aloittaa kyselyn teon. Huomaa että Polly ilmestyy tiimisi viestien luonnin työkaluriviin jos kyselyitä pääsee jatkossa tekemään..
On myös hyvä huomata että jokaisen kanavalla olevan viestin … valikon takaa löytyy Lisää toimintoja-valikon takaa mahdollisuus luoda viestistä Pollyn kysely jossa viesti on automaattiesti lisätty kyselyksi.
Kannattaa huomata tuo Audience can Add Options -valikko. Sen avulla vastaajat voivat lisätä kyselyyn lisää vaihtoehtoja.
Kyselyä luotaessa voi myös vaikuttaa vastausvaihtoehtoihin:
Kyselyn luonnin alalaidassa on myös mahdollisuus vaikuttaa lisäominaisuuksiin, joissa voidaan määritellä mm kuinka pitkään kyselyyn voidaan vastata tai onko vastaukset anonyymejä / julkisia koko tiimille.
Pollyn käyttöliittymästä myös näkee miten kyseisen kanavan kyselyihin on vastattu. Samasta paikasta kyselyitä voi myös sulkea ja poistaa.
Pollyn tietoturva
On hyvä tiedostaa, että Polly ei ole Microsoftin oma tuote tai lisäominaisuus. Pollyn Teams-laajennosta tekevä yritys on kuitenkin toteuttanut sovelluksen Teamsin lisäksi Slackille ja Googlen Hangoutsille ja Polly on aika laajasti käytössä. Heidän privacy policynsä löytyy täältä: https://www.polly.ai/privacy
Lisäksi Pollyn sovelluksesta ja sen tietojen käytöstä tietoja saa lisää Microsoftin sivuilta: https://docs.microsoft.com/en-us/teams-app-certification/polly-polly?pivots=general
Lyhyesti: Pollyllä on pääsy asennuksen jälkeen tiimin ja kanavien nimiin sekä tiimin jäseniin (etunimi, sukunimi, sähköposti) sekä tietysti kyselyihin koska ne sijaitsevat Pollyn omissa ympäristöissä eikä osana Teamsin tietojen tallennusta.
Mikäli Pollyn lisensoi maksullisena yritys saa sitä kautta paremmin omat tiedot hallintaansa. Polly on toistaiseksi ollut ilmainen Teamsissa, mutta en yllättyisi että jossain vaiheessa Polly tekee tähän muutoksen.
Vesa Nopanen - My Metaverse Day 