Teamsin haku on jättänyt sen kehitykselle paljon varaa. Sitä tietä ei ole vieläkään koluttu loppuun, mutta muutamilla vinkeillä avustettuna parannat huomattavasti mahdollisuuksia viestien löytämisessä.
Tein lisää kokeiluja haun suhteen ja korjailin artikkelia niiden pohjalta.
Hae sisältöä koko sanalla tai viidellä ensimmäisellä kirjaimella
Hakua on selkeästi optimoitu siihen suuntaan, että sisältöä tutkitaan jonkinlaista listausta vasten. Kun haet Teamsin tekstistä sisältöä käytä hakusanana ensimmäistä sanaksi tunnistettavaa tavua (esimerkiksi tiimi). viittä tai kymmentä kirjainta. Verrattuna aiempaan, jossa sanan piti olla kirjaimellisesti sama, on tämä hyppy eteenpäin.
Tästä poikkeuksena on kuitenkin sanat, jotka ovat lyhyempiä kuin 5 kirjainta. Tällöin niiden sisältöä haetaan viesteistä kokonaisella sanalla. Parhaiten tuloksia tulee kuitenkin kokonaisilla sanoilla, eikä kaikki yhdistelmät toimi. Esimerkiksi hakusanalla työ löytyy työ, työpaikka, työtiimi, työympäristö ja työssä mutta työasiassa (tai työympäristössä) ei löydykään.
Esimerkiksi blog tai blogi tuottavat erilaisia hakutuloksia. Blog* tulkataan kuin olisi hakenut sanalla blog.
Ja niin edespäin..
Tosin Microsoft Search for Bing (yep, se on nyt aktivoitavissa myös Suomen ympäristöihin!) tekee tämän välillä vielä vähän paremmin
Microsoft Search for Bing sisällön löytämisen apuna
Kuten ylläolevasta kuvasta käy ilmi, on Teamsin sisältö löydettävissä myös Microsoft Searchin avulla. Tässä vaiheessa vasta “for Bing” osaa hakea Teamsin ja Yammerin sisällöstä. Mikäli tämä ominaisuus on aktivoituna käyttäisin pienen hetken (pari-kolme eri hakusanaa) yrittämällä hakea sisältöä sen avulla ennenkuin heittäisin kirveen kiveen. Tämä on tällä hetkellä ainoa toiminto joka muuten hakee sekä Yammerin että Teamsin keskustelujen sisällöstä samanaikaisesti.
Microsoft Search for Bing on myös todella nopea, hakutulokset saa välittömästi sisällön syöttämisen jälkeen. Ei ole mitään indeksointiviivettä jota pitäisi odotella!
Harmillisesti Microsoft Search ei myöskään ymmärrä hakusanaa blog* vaan muuttaa sen muotoon blog. Tällöin edelleen blog ja blogi tuottavat erilaiset hakutulokset viesteistä.
Etsitkö sisältöä dokumenttien sisältä?
Jotta asia ei olisi niin yksinkertainen niin tiedostojen sisällön hakemiseen käytetään Office 365:n hakua. Teamsissa hakutulokset on rajattu niihin tiimeihin, joissa käyttäjä on mukana. Tiedostojen haussa voi taas käyttää villikortteja, eli haut blog ja blog* tuottavatkin eri tulokset.
Positiivista on, että villikorttien käyttö on mahdollista tiedostojen sisällön löytämisessä. Sitä ei aina tule ajatelleeksi, että myös OneNoten sisällöt haetaan tämän haun avulla.
On kuitenkin hyvä muistaa, että paras paikka tiedostojen hakemiselle on Office 365:n haku. Vaikka Teams ja Microsoft Search for Bing hakevatkin myös tiedostojen sisällöstä tietoja, ei niiden haku sisällä niin monipuolisia suodattimia kuin Office 365.
Office 365:n haku on saanut myös Microsoft Searchista paljon uusia ominaisuuksia, vaikkei se vielä haekaan esimerkiksi Teamsin tai Yammerin viestien sisältöä hakutuloksiin.
Tekemistä riittää vielä haun parantamisessa
Microsoft Search tekee tuloaan myös Teamsiin, mutta aikataulu on edelleen avoin. Microsoft Search for Bing saattaa auttaa tässä välillä mutta siinäkin on edelleen omat kuoppansa (esimerkiksi siinä missä share ja sharep – hakut tuovat tuloksia, sharepo ei tuo) joten on hyvä että se ehtii vielä kehittyä ennenkuin se on Teamsissa sisällä. Jokaisessa kokeilemassani tilanteessa ei tuo viiden merkin pätkintäkään tuottanut tulosta.
Lyhyt yhteenveto
- Lisäys: Käytä Teamsin mobiilisovellusta Teams-viestien hakemiseen. Sen tekstihaku toimii tällä hetkellä parhaiten.
- Hae Teamsin sisällöstä koko sanalla jos mahdollista. Kokeile löytää sisältö ensin Teamsilla.
- Hae käyttäen yhdyssanojen ensimmäisiä osia .
Hae sanaa ensimmäisen viiden merkin avulla. Jos saat tuloksia niin suodata tuloksia tai pidennä merkkimäärää- Kokeile löytää keskustelu Microsoft Search for Bingillä
- Kun löydät viestin ja tiedät että tarvitset sitä vielä myöhemmin: tallenna se Teamsin kirjanmerkillä.
- Tiedostojen haussa toimii myös *
- Office 365:n haku löytää kaikki tiedostot joihin sinulla oikeus -> ei vain ne jotka ovat niissä tiimeissä joihin kuulut
- #sanat löytyvät myös, kunhan ne kirjoittaa 1:1
Vesa Nopanen - My Metaverse Day 