Organisaatiotiimit intran tukena

Intranet yhdistyy monen mielessä edelleen tiettyyn etusivuun ja muuhun sisältöön, joka avataan selaimessa. Tältä sivulta tarjotaan käyttäjälle erilaisia uutisia, linkkejä työkaluihin, lounaslistoja, kuvia ja muuta sisältöä. Vuorovaikutus tarkoittaa usein uutisten kommentointia, Yammer-keskustelua tai vaikkapa jotain pientä sovellusta (päivän hiirisormiverryttely), jolla houkutellaan käyttäjiä viettämään edes hetki sivulla.

Microsoft Teams mahdollistaa helposti intran käsityksen laajentamisen Teamsin puolelle alle 5000 käyttäjän organisaatioissa. Tällöin voidaan luoda tiimi (Firma Oy) johon lisätään mukaan kaikki organisaation henkilöt. Tämän voi teknisesti tehdä eri tavoin (organisaatiotiimit, dynaamiset ryhmät, automaattiset toiminnot), ja paras tapa käyttäjien lisäykseen riippuukin tilanteesta. Tärkeintä on kuitenkin kaksi asiaa

kaikki organisaation henkilöt ovat mukana tiimissä
tämä on tehty automatisoidusti

Kolmantena kohtana voisi olla, että käyttäjät eivät voi poistua tiimistä. Tämä on ratkaistu valmiiksi Teamsin organisaatiotiimit-ominaisuudessa.

Teams tuo intran osaksi jokapäiväistä työtä

Tällä ratkaisulla Teamsiä paljon käyttävän tietotyöläisen ei tarvitse vaihtaa sovellusta käydäkseen Intrassa. Hän vain avaa Firma Oy -tiimin ja voi tutustua sitä kautta uutisiin, tiedostoihin tai keskusteluihin.

Itse Intran sivun ei tarvitse muutoksia, jotta sen voi tuoda osaksi Teamsia. Se liitetään välilehdeksi Firma Oyn Yleinen-kanavalle, jolloin se on kaikkien käyttäjien nähtävissä ja selattavissa.

Käyttäjien on kuitenkin tiedostettava, mitä tämä tarkoittaa, miksi näin tehdään ja mitä heiltä odotetaan. Tämäkin voidaan tuoda käyttöön vaiheittain, ja polunlöytäjien (championit, edelläkävijät, luotetut tehokäyttäjät, ninjat, jedit – mikä nimitys nyt onkin käytössä) kouluttaminen on ensimmäinen asia, mikä kannattaa tehdä.

Teams pitää käyttäjän ajan tasalla

Normaalisti henkilökunta ei törmää uutiseen muuta kuin avaamalla erikseen intran etusivun. Uudessa mallissa prosessiin kannattaa lisätä automatisoitu vaihe, jossa uutisen lyhyt kuvaus lisätään Firma Oy:n Yleinen-kanavalle ja tiimi mainitaan siinä samalla. Tämä luo ilmoituksen, joka nousee jokaisen käyttäjän Teamsin toiminta-syötteeseen ja näin herättää käyttäjän lukemaan uutisen. Tämä toimii erityisesti silloin, kun mainintoja käytetään maltillisesti, jolloin käyttäjälle ei tule heräteähkyä.

Jotta keskustelu ei valtaa liikaa tilaa uutisilta, on hyvä miettiä laittaako päälle asetuksen, jolla vain tiimin omistajat (Viestintä, HR, pääkäyttäjät jne) voivat aloittaa keskusteluja Yleiset-kanavalla. Tällöin Yleinen kanava säilyy enemmän uutiskäytössä ja siihen liittyvissä keskusteluissa, kun muut keskustelut käydään toisilla kanavilla. Vaihtoehtoisesti uutisille voi luoda oman kanavan (Uutiset).

Ei vain uutissisältöä

Uutisten lisäksi voidaan Teamsissa jakaa helposti pienempiä tiedotteita, joiden ei tarvitse jäädä uutisarkistoon. Nämä voivat olla ilmoituksia tarjoiluista kahvihuoneessa, Vapuntoivotuksia tai terveisiä autotallista.

Kun organisaation tietoturvaohje päivittyy, HR lisää uusia etuja työntekijöille, hälytysjärjestelmiin tulee muutoksia tai tiedostetaan järjestelmäpäivityksistä, voidaan ilmoitukseen liittää mukaan Teamsissa myös kyseinen dokumentti (tai linkki dokumenttiin).

Välilehtiin voi tuoda muutakin sisältöä käyttäjille helposti saavutettavaksi kuten

Lounassetelien tilaukset
Perehdyttämisohje
Raportoinnit
Tuntikirjaukset
Projektin luonti (työtilan tilauslomake)

Keskustelu on luontevasti lähellä

Kun Teams on organisaatiossa käytössä, on keskustelu myös Firma Oy:n tiimissä luontevaa ja kynnys keskustelulle on alhaisempi.

Keskustelua voi herätellä parilla lisäkanavalla, joissa on kevyempiä aiheita kuten esimerkiksi “Lounaat” , “Kirpputori” tai “Kaiken teoria ja kvanttifysiikka”.

Mobiilisovellus on jo käytettävissä

Kun Teamsillä laajennetaan näin viestinnällistä Intranetia, voidaan Intra tuoda osaksi sujuvaa mobiilikäyttöä. Teamsin mobiilisovellukseen nousevat ilmoitukset kuten työpöytäsovelluksessakin – ja sitäpaitsi mobiilisovelluksen voi hiljentää (hiljainen aika-toiminto) vaikkapa viikonlopuksi ja illoiksi. Ilmoitukset kyllä odottavat lukemista myöhemminkin.