Kaizala laajentaa modernin työtilan ja -ympäristön käsitettä

Kaizalan tullessa enemmän esille se on aiheuttanut samankaltaista hämmennystä kuin Teams teki reilut pari vuotta sittten: jälleen yksi työkalu jossa lähetetään viestejä, miten tässä enää ymmärtää mitä pitäisi käyttää, miksi kaikki muuttuu taas jne.

Väitän kuitenkin, että Kaizalalle on käyttökelpoinen paikka modernin työntekijän pakissa ja ympäristössä. Koskaan ei kuitenkaan pitä tuoda työkalua laajasti käyttöön vain sen takia että Microsoft (tai joku muu) tarjoaa sellaisen käytettäväksi. Kaikkihan alkavat aina kysymyksellä: Miksi?

Varjo-IT:ä voidaan vähentää

Todennäköisesti lähes jokaisessa organisaatiossa käytetään jo nyt jotain viestintävälinettä, joka ei kuulu työpaikan virallisiin ja hallittuihin työkaluihin. Erilaisia johtoryhmiä löytyy useimmiten juuri WhatsAppista tai vastaavista viestimistä. Näiden käyttöönotto on ollut helppoa ja sovellukset ovat usein nopeampiakin. Niissä käytävä keskustelu ja siellä jaettavat kuvat sekä dokumentit kuitenkin sijaitsevat organisaation oman hallinnan ja tietoturvaratkaisujen ulkopuolella. Mm. tämä on hyvä paikka argumentoida Kaizalan puolesta.

Kaizala ei vaadi käyttöönotettaessa mitään kommervenkkejä: käyttäjä aloittaa käytön asentamalla sovelluksen ja antamalla siihen puhelinnumeronsa. Varmistusviestin jälkeen käytön voi aloittaa.

Tietoturva ja tiedon sijainti osana Office 365:ä

Kaizalan Office 365-kytketyt ryhmät ovat luonnollisesti osa Office 365:n ympäristöä – tai tarkkaan ottaen osana Microsoft 365:ttä. Tämä tuo Kaizalan ryhmät organisaation omaan hallintaan, omistukseen ja niissä käytetään samoja suojauksia ja vaatimuksia kuin vaikkapa Teamsissa, GDPR yhtenä esimerkkinä. Lisäksi viestintä on tietysti salattua.

Office 365 -ryhmissä ylläpitäjä voi hallita useita erilaisia ominaisuuksia, kuten sitä, onko ryhmässä vaatimuksena Office 365-tunnuksen käyttö, saako viestejä kopioida tai edelleenlähettää. Tämä luo mahdollisuuden luoda yksittäisiä ryhmiä, joissa toiminta on rajatumpaa kuin toisissa.

Lisäksi Microsoft Intune ja kaksivaiheinen autentikaatio (MFA) luovat lisäturvaa niin tiedoille kuin käyttäjällekin.

Kaizalan suomalaisten Office 365-ryhmien tiedot ovat Azure-keskuksissa (kuten Office 365) ja sijaitsevat Euroopassa Amsterdamissa ja Dublinissa. Itse pidän hyvänä ominaisuutena Kaizalassa myös sitä, ettei se paljasta ryhmässä olevien henkilöiden puhelinnumeroita toisille – tämä pätee erityisesti silloin, kun mukana on oman yrityksen ulkopuolisia henkilöitä samassa ryhmässä.

Kaizalan ryhmän liittäminen Office 365:een mahdollistaa monipuolisesti sen hallinnan ja tiedon suojaamisen, vaikka ryhmässä jäsenenä olemiseksi ei vaadittaisikaan Office 365-kirjautumista.

Moderni työtila on Teamsia laajempi

Useat organisaatiot käyttävät jo Microsoft Teamsia hyvin monipuolisesti ja laaja-alaisesti. Heillä on tiimejä, joissa on mukana myös ulkopuolisia. Kun tehdään projektia, muokataan dokumentteja, suunnitellaan seuraavia vaiheita ja järjestetään kokouksia, on Teams ehdottomasti paras väline. Kuitenkin organisaatioilla on paljon ulkopuolisia ryhmiä, joiden kanssa yhteistyö on hiukan erilaista. Osaa näistä haasteita on ratkottu esimerkiksi extranet-ratkaisuilla (käyttäjätunnukset) tai kolmannen osapuolen palveluilla. Yhteydenpito voi olla rajattua, satunnaista tai vaikkapa hyvinkin aktiivista, mutta ulkopuolisella osapuolella ei ole käytössään Office 365:tä.

.Tässä Kaizala tuo mahdollisuuden luoda jo nyt kevyitä extranet-ryhmiä tiedon jakamiseksi jälleenmyyjien, kumppaneiden, asiakkaiden, vapaaehtoisten tai vaikkapa kansalaisten kanssa. Itse olen käyttänyt Kaizalaa yhteisöiden kanssa sekä mm. webinaarin aikaisena viestintä ja kysymys-vastauskanavana. Erona webinaarin omaan keskusteluun voi Kaizalassa jatkaa keskustelua yleisön kanssa vielä myöhemminkin. Modernissa työympäristössä teemme usein yhteistyötä paljon myös oman organisaation ulkopuolisten kanssa. Itsellä on mielessä monta asiakasta pitkin historiaa, joiden tarpeisiin Kaizala olisi ollut juuri sopiva työkalu.

Kaizala ei korvaa Teamsia, mutta Teams muuttaa Kaizalaa

Olemassaolevaa pelikirjaa ja toimintatapoja ei kannata sotkea tuomalla Kaizalaa väkisin käyttöön sellaiselle alueelle, jossa esimerkiksi Microsoft Teams on jo käytössä tai suunnitteilla. Mikäli organizaation ulkopuolisten kanssa on jo perustettu yhteinen Teams ja se ajaa asiansa – ei toimivaa ratkaisua kannata rikkoa ja aiheuttaa epäselvyyttä. Mikäli Teamsin vahvuudet toimivat suunnitelussa skenaariossa, ei jälleen kannata ottaa Kaizalaa esiin, vaan mennä Teamsilla eteenpäin.

Kaizalan ominaisuudet integroituvat ilmoitetusti Teamsiin arviolta 12-18 kk:n aikavälillä joten on hyvä pitää mielessä, että Microsoft Teams on yleensä ensisijainen valinta työkaluksi tiimityöhön niin sisäisten kuin ulkoistenkin kanssa.

On tiettyjä skenaarioita johon Teams ei ole vielä valmis (Huom: Teams ei ole koskaan valmis, vaan alati kehittyvä 🙂 ) ja toisaalta Kaizala on niissä vahvoilla jo nyt. Jatkossa näistä kahdesta työkalusta muodostuu hyvin yhteen nivottu kokonaisuus, joka on monipuolisesti hyödynnettävissä erilaisiin tilanteisiin ja vaatimuksiin.