Uuden tiimin luonti on parhaimmillaan yksinkertaista: sen kuin valitsee käyttöliittymästä uuden tiimin ja palvelu luo sen käytettäväksi nopeasti ja kaikki siihen liittyvät osat (mm SharePoint sivusto) valmiina. Mitä suurempi organisaatio ja mitä enemmän tiimejä luodaan ja niille on erilaisia käyttötarpeita niin yhä useammin nousee esille kysymys “voisiko tiimejä luoda valmiiksi tietynlaisina”.
Lyhyt vastaus: voi
Tässä artikkelissa avaan ylätasolla minkälaisia vaihtoehtoja erilaisten tiimien luomiseksi on.
Luo tiimi käyttäen olemassa olevaa tiimiä mallina
Kun Teamsissa lähtee luomaan uutta tiimiä, on luontiruudun alaosassa teksti jota napsauttamalla voi valitse aiemmin luodun tiimin malliksi.
Tiimin luonnissa valitset mitä otetaan alkuperäisestä tiimistä mukaan. Mitään sisältöä ei kuitenkaan tässä tuoda, vaan välilehdet – vaikka ne laitetaankin kanaviin paikoilleen – on määritettävä uudelleen. Mitään sisältöä ei myöskään kopioida – mikäli on otettava mukaan dokumentteja tai tiedostoja mallitiimistä on ne käytävä hakemassa käsin tähän uuteen tiimiin. Keskusteluja ei myöskään tuoda, eikä kalenteritapahtumia tai muitakaan asioita mitkä liittyvät sisältöön.
Sen sijaan asetukset (kuka saa kirjoittaa yleiset-kanavalle, mitä on sallittua, jne) saa mukaan kuten myös sovellukset (mukaanlukien botit).
Esimerkiksi jos mallitiimissä on ollut tiimin esittely välilehdellä on uudessa tiimissä erikseen valittava välilehdelle erikseen mitä dokumenttia siinä näytetään.
Plussat
- Voit luoda joitain mallitiimejä, joissa on tietynlainen rakenne ja sovellukset valmiina
- Välilehdet toimivat muistilistoina mitä uusissa tiimeissä voisi näkyä
- Ei tarvitse sovelluskehitystä – käytettävissä jo nyt
- Mallia on helppo muokata
Miinukset
- Kuten perinteinenkin tiimi, tämä luodaan Teamsissa eikä tietoa tiimin luomisesta mene erikseen mihinkään
- SharePointin sivustolle ei tehdä määrityksiä tai muokkauksia
- Tiedostot on kopioitava käsin
Graph API antaa mahdollisuuden muokata tiimiä ohjelmallisesti
Koska Graph APIa hyödynnetään useassa eri tavassa luodessa tiimiä ohjelmallisesti, listaan tähän mitä sillä voidaan mm tehdä tiimeihin liittyen:
- Luoda tai kloonata tiimi (luodaan tiimi mallitiimistä)
- Määritellä asetuksia, käyttäjiä ja omistajat
- Lisätä kanavia ja sovelluksia
- Lisätä välilehtiä ja asettaa niihin sisältöä (dokumentti, sovellus)
- Kirjoittaa viestejä tiimiin (mm tervetuloa-viesti luonnin yhteydessä)
- Luoda tapahtumia ryhmän kalenteriin
- Luoda muistikirja (ja liittää sen välilehteen)
Graph rajapinta ei anna mahdollisuutta määrittää (vielä) kaikkea sitä mitä käyttöliittymän kautta voidaan tehdä. Rajapinta kehittyy edelleen ja moni näistäkin asioista on edelleen esiversiossa(betassa). Osa toiminnoista, kuten tervetuloaviestin kirjoitus, on käytettävissä vain jos sovellus tekee näitä toisen käyttäjän nimissä (delegointi). Aito tarve, miksi ja minkä vuoksi onkin hyvä haastaa ja käydä lävitse ennenkuin käy ruksailemaan rajapintalistalta määritystä (toiveiden tynnyriä) kehittäjälle ja senkin jälkeen varmistaa mikä on järkevää tehdä luonnissa automaattisesti ja mikä on fiksumpaa vain ohjeistaa pääkäyttäjälle lopuksi. Vähempi on aina monikäyttöisempi ja vaatii vähemmän muutoksia ajan kanssa.
Tiimin luonti tilaamalla
Tilauslomakkeen, tai sovelluksen, käyttö on yleistä varsinkin suuremmissa organisaatioissa. Se mahdollistaa tiettyjen tietojen kyselemisen (miksi, oletettu elinkaari, kuka omistaa) tiimin luonnin yhteydessä ja niiden tallentamisen sopivaan listaan jatkokäytettäväksi. Lomake mahdollistaa myös tiimimallit, joissa käyttäjää ohjataan valitsemaan itselle sopivin tiimimalli.
Tiimien mallit ovat uusi ominaisuus Teamsissa. Valmiina on 7 erilaista tiimimallia terveydenhuoltoon ja vähittäiskauppaan. Tärkeintä on kuitenkin se, että organisaatio voi luoda omia malleja ja laajentaa valmiina tulevia. Tämä eroaa mallitiimistä mm niin että mallia ei kuka tahansa voi muuttaa, mutta myös niin että muutos on hiukan työläämpää koska sitä ei voi tehdä käyttöliittymästä käsin.
Koska lomakkeen (Forms, PowerApps, Lista, Botti, ..) käytöllä voidaan hallita tiimin luontia “täysin” mahdollistaa se älykkyyttä tiimin luontiin, governanssin, ilmoitukset tilaajalle ja tarvittaessa vaikka seurannan “onko tiimi ollut käyttöösi sopiva? Tarvitsetko lisäkoulutusta?”.
Plussat
- täysi hallinta tiimin luontiin
- mahdollisuus lisätä hyväksyntä ennen tiimin luontia
- voi hyödyntää useita eri tiimimalleja ja tapoja tiimin luonnissa
- voi tuoda dokumentteja valmiiksi tiimiin käytettäväksi
- elinkaari voidaan räätälöidä
- käyttäjillä ei tarvitse olla oikeuksia luoda tiimejä tai ryhmiä
- SharePoint-sivusto ja muut asiat tiimiin liittyen voidaan määritellä luonnin yhteydessä
- GraphAPI kehittyy jatkuvasti ja luo lisää mahdollisuuksia tiimin luonnin kehittämiselle
Miinukset
- työläämpi luoda ja ylläpitää. Muutokset on tehtävä huolellisesti.
- vaatii ohjelmointiosaamista ja testausta lanseerauksessa.
- Graph API ei vielä kaikilta osin tuotantokäytössä
- prosessi suunniteltava etukäteen (sitä voi tietysti muuttaa myöhemmin)
- luonti ei ole salamannopea (viive, varsinkin jos on hyväksyntä mukana) ja voi aiheuttaa sen, että käyttäjät ottavat käyttöön vaihtoehtoisia ratkaisuita (chat, onedrive, olemassaoleva tiimi eri tarkoitukseen)
Teknisesti ohjelmallinen osuus luodaan esimerkiksi Azure Logic Appsilla, botilla, Flowlla tai vaikka Azure sovelluksella. Kaikki asiat eivät myöskään, ainakaan vielä, hoitu kutsumalla Graph APIa vaan on hyvä tutustua ainakin Microsoft Teams ja SharePoint Patterns and Practices (PnP) PowerShell modulien tarjoamiin vaihtoehtoihin. Vaihtoehtoja on useita ja paras valinta riippuu organisaatiosta, tarpeista ja käytettävissä olevista resursseista.
Tiimin luonti osana SharePointin sivustoa
Hiukan äskeistä suppeampi versio on Site Design-toiminto SharePointissa. Tämän avulla uusi sivusto saa määrityksiä, sisältöä ja rakennetta luonnin yhteydessä sen mukaan mitä siihen on määritetty koodissa. Myös tiimi voidaan luoda samassa yhteydessä. Mikäli halutaan, voidaan tiimiä muokata mm. Graph APIn avulla.
Plussat
- SharePoint -sivusto ja Office 365 luodaan ennen tiimiä. Vaikuttaa esim sähköpostin oletusasetuksiin.
- Osana SharePointin käyttökokemusta (tiimi luodaan aina tukemaan työtilaa)
- Tieto tiimin ja työtilan luonnista voidaan tallentaa listalle
- Mikään ei estä luomasta monimutkaisempia luonteja Graphin avulla
- SharePointin työtilan luonti on tuttu monelle – Site Design malleja voi olla useita ja ne luovat erilaiset tiimit myös taustalle
Miinukset
- Tarvitsee ohjelmointitaitoja
- SharePoint on lähtöpaikka luonnille
- Hyväksyntäpyyntöä ei voida tehdä ennen sivuston luontia vaan vasta sivuston luonnin jälkeen kun Site Design-osuus määrittää sivuston sisältöä
Mitä tavoittelet? Miksi? Miten se auttaa liiketoiminnassa? Säästääkö se aikaa? Luodaanko ja edistetäänkö näiden avulla yhteisiä käytäntöjä ja toimintatapoja?
Vesa Nopanen - My Metaverse Day 