Teamsin hallintakeskuksen puolella (ja PowerShellissä) on mahdollista muuttaa asetuksia, jotka säätelevät sitä miten vieraskäyttäjät (eli oman organisaation ulkopuoliset) voivat liittyä kokouksiin. Asetuksiin pääsee https://admin.teams.microsoft.com/policies/meetings kautta.
Kokouskäytäntöjen lopussa löytyy näyttö, josta voi valita vieraihin liittyvät asetukset
Oleellisin osuus liittyy siihen tuohon alempaan valintaan: hyväksy käyttäjät automaattisesti.
Oletusasetuksena on “Kaikki organisaation jäsenet“, jolloin kaikki jotka ovat oman organisaation ulkopuolella odottavat “aulassa” (lobby) kunnes joku hyväksyy heidät kokoukseen. He eivät myöskään pääse ennen hyväksyntää osaksi kokouksen keskustelua.
Mikäli asetuksena on “Kaikki organisaatiosi ja organisaation ulkopuoliset jäsenet” muuttuu tilanne niin, että kaikki käyttäjät pääsevät liittymään kokoukseen ilman hyväksyntää. Asetuksen on tarkoitus olla seuraavanlainen
Testaillessani tätä, huomasin kuitenkin että vaikka tuossa puhutaan federoiduista käyttäjistä pääsi kokouksiin sisään kyllä ihan anonyymistikin.
Mihin sitten tarvitaan valintaa “Kaikki”?
- Todennäköisesti tuo federoitujen käyttäjien valinta tulee korjaantumaan jossain vaiheessa, jonka jälkeen sen avulla voi laskea kokouksiin automaattisesti kaikki osallistujat jotka ovat organisaation federoinnin piirissä
- Mikäli valinta on “Kaikki” on tällä yksi ero: kokouksen keskustelun voi käynnistää ilman erikseen kokouksen aloitusta.
Mikä on oikea valinta?
Kuten SharePointissa, Teamsissa “se riippuu” tarpeesta ja tarkoituksesta.
Mikäli kokouksia on usein ulkopuolisten kanssa, on “Kaikki” -valinnalla lisää vaivattomuutta kokouksiin:
- Ei tarvitse hyväksyä henkilöitä erikseen kokouksiin. Käsi ylös, kuinka moni on hylännyt jonkun henkilön?
- Kokouksen alla voi käydä keskustelua jo ennen kokousta, ilman että on tarpeen käydä aloittamassa kokous ensin
Jälkikäteen osallistuva ulkopuolinen ei pääse näkemään aiempaa keskusteluhistoriaa, eikä kokousten kautta voi vielä jakaa tiedostojakaan (paitsi linkeillä keskustelussa), mikäli kokouksen linkki päätyisi vääriin käsiin.
Kunhan federoitujen käyttäjien valinta toimii kuten nimi kertoo, kannattaa sitä harkita käytettäväksi jolloin kumppanien ja asiakkaiden kanssa kokoustaminen käy helpommin. Vielä Teamsissa ei ole mahdollista tehdä kokousasetusvalintoja kokousta luodessa (kuten Skypessä pystyy).
Entäpä sitten oletuksena päällä oleva “Kaikki organisaation jäsenet”? Oletus on tietysti riskittömin ja totuttu valinta, mikäli haluaa pitää kontrollin ja hyväksyä ulkopuoliset käyttäjät kokouksiin erikseen. Mutta on hyvä pysähtyä ja käydä lävitse jokaisen valinnan vaikutukset ja päättää niiden pohjalta organisaatiolle sopivin.
Vesa Nopanen - My Metaverse Day 