Teams: käyttöönoton onnistumisen kaava

Teamsin käyttöönoton onnistumisen ennustamiselle voidaan luoda suuntaa-antava “kaava”:

B: Benefits, hyödyt lisäävät kiinnostusta käyttöön

Mikään työkalu tai uusi järjestelmä ei ole arvo sinänsä. Teamsiäkään ei pidä puskea käyttöön sen itsensä vuoksi vaan siitä saatavien hyötyjen vuoksi. Siksi ensimmäiset kysymykset kuuluvatkin

Mitä hyötyä tästä on minulle? Mitä tämä muutos tarkoittaa työssäni?
MIKSI tätä tehdään? Miksi minun pitää muuttua? Miksi organisaatio haluaa tätä muutosta?

Saavutettavat hyödyt niin itselle kuin liiketoiminnallekin motivoivat käyttäjää opettelemaan uusia toimintatapoja ja työkaluja. Odotettavissa olevat hyödyt saavat ihmiset haluamaan Teamsin käyttöön.

Käyttäjälle hyötyjä ovat vaikkapa vertaistuki esimiesten omassa ryhmässä, tiedon kitkaton siirtäminen eri vuorojen välillä, yhteisöllisyyden tunne, uusien tehtävien nopea omaksuminen tai kätevä avun saaminen järjestelmän käyttöönoton tukiryhmässä.

Liiketoiminta voi haluta yksiköiden välisen kanssakäymisen lisääntymistä, tehokkaampaa asiakkaan palvelemista, viestinnän selkeyttämistä tai prosessien suoraviivaistamista.

Raakahyödyt (rB) ovat niitä hyötyjä, mitä saadaan, kun opetellaan työkalun käyttö teknisesti yleisessä koulutuksessa. Teams tuo esimerkiksi Skypeen verrattuna paremman teknisen laadun kokouksiin, viestihistorian, yhteismuokkauksen mahdollisuuden ja kokouksen helpon tallennuksen.

P: Playbook, pelikirja helpottaa käytön aloittamista

Pelikirjan tehtävänä on tuoda

Selkeyttä työntekoon
Ymmärrystä muutoksen tärkeydestä
Yhteisiä käytäntöjä
sekä hyötyjä kytkettynä käytäntöön

Pelikirja on syytä luoda persoonakohtaisesti, koska eri käyttäjäryhmillä on usein työssään erilaiset tavoitteet, tarpeet ja kipupisteet. Käytön aloittaminen helpottuu huomattavasti, kun käyttäjillä ymmärtävät, mitä työkalua käytetään mihinkin tarpeeseen ja miksi.

Yhteiset käytännöt luovat yhtenäisyyttä ja selkeyttä työn tekemiseen

S: Sponsorship, johdon aktiivinen tuki onnistumisen edellytys numero 1

Johto vaikuttaa vahvasti siihen, minkälaiset edellytykset käyttöönotolla on onnistua

Varmistamalla resurssit niin projektissa kuin sen jälkeenkin
Näyttämällä esimerkkiä
Vaatimalla muutosta

Resurssit ovat tärkeitä, koska muuten muutosta ei johdeta, koulutuksia ei järjestetä eikä niiden osallistumiseen ole varattu oikeasti aikaa. Miten käyttäjät voivat oppia uudet toimintatavat ja työkalut, jos heillä ei ole aikaa opetella?

Johdon esimerkki osoittaa työntekijöille, että tämä työkalu, uusi työtapa ja sen tuoma muutos ovat tärkeitä ja että kaikilta odotetaan uudenlaista työtapaa.

Johdon tuki saadaan, kun käyttöönotto on oikeasti tärkeä

R: Resistance: vastustusta voidaan vähentää johtamalla muutosta

Vastustusta ovat kaikki asiat, jotka ovat muutoksen edessä, esimerkiksi

Muutosvastarinta
Kulttuuri
Teknologia, lisenssit, laitteet
Työajan käyttö
Organisaation haluttomuus muuttua

Vastustusta voidaan vähentää, kun ymmärretään ihmisiä, heidän työtään, pelkoja ja itse muutosta riittävästi.

Muutoksen tiellä ovat usein huonot kokemukset aiemmista käyttöönotoista, ennakkoasenteet, ymmärtämättömyys tärkeydestä, jumiutuminen omiin nykyisiin toimintatapoihin ja riittämätön aika uuden opettelulle.

Vastustus jää usein kuulematta, jos käyttöönotossa ei erityisesti panosteta palautteen keräämiseen, mittaamiseen ja sen iänkaikkisen valituksen kuunteluun. Loppujen lopuksi juuri valitukseen reagoimalla riisutaan muutoksen vastustajat aseista.

Kohti onnistumista!

Blogikirjoitus pohjautuu 12.12. Office 365 ja Sharepoint Hyvät, Pahat ja Rumat -tapahtumassa pitämääni esitykseen. Onnistumisen kaavan käytännön tsekkilistana vielä lopuksi yhdeksän ydinasiaa, jotka pitäisi olla kirkkaana mielessä, kun esimerkiksi Teamsiä lähdetään viemään käytäntöön: