Käytännöllisiä pikkuvinkkejä Teamsiin

Videon sijaan tällä kertaa muutama Teamsin käyttöä helpottava vinkki

At-mainitse etunimellä

Teamsissa on monille tuttua lisätä henkilöitä viestiin at-osoituksella, jolloin heidän Toimintasyötteeseen tulee tieto uusista ilmoituksista (maininta viestissä). Koko nimen sijaan voi nimestä poistaa alku- tai loppuosan. Tämä on kätevää myös silloin jos nimet on järjestelmässä nurinpäin (sukunimi etunimi). Maininta etunimellä on paljon tuttavallisempaa kuin koko nimen käyttäminen.

Lähetä viestejä suoraan hakulaatikosta

Oletko huomannut, että Teamsissa voi lähettää myös pikaviestejä suoraan hakulaatikosta? Aloita hakuun kirjoittaminen @-merkillä niin voit lisätä perään henkilön, kokouksen tai vaikka ryhmäkeskustelun nimen.

Tämä mahdollistaa nopean viestittämisen, ilman että on poistuttava tiimistä/kanasta (tai vaikka tiimin välilehdellä olevasta avonaisesta tiedostosta) vain kirjoittaakseen lyhyen kommentin. Kannattaa kokeilla tätä!

Keskustelut: kiinnitä ja mykistä tarvittaessa

Keskusteluita (chat) voidaan käydä Teamsissa tietysti kanavilla mutta on myös

henkilöiden kahdenväliset keskustelut
ryhmäkeskustelut (max 20 osallistujaa)
kokouksen keskustelut

Näihin pääsee vasemman laidan tutusta valikosta Keskustelu(chat).

Joskus keskustelua voidaan käydä pitkänkin ajan kuluessa – itselläni on esimerkiksi yksi kokouskeskustelu joka on jatkunut tarpeellisena on-off yli puolen vuoden ajan. Tällöin on hyvä kiinnittää keskustelu.

Kiinnitettyjä keskusteluja voi järjestää työpöytäsovelluksessa haluamaansa järjestykseen, eikä keskustelut katoa ajan kuluessa näytöltä. Näin niihin on helppo palata myöhemminkin.

Mikäli kokouksessa on organisaation ulkopuolisia osallistujia, voivat hekin jatkaa keskustelua kokouksen jälkeen. Vaatimuksena on, että heidät on kerran päästetty virtuaaliaulasta kokoukseen. Tällä voi helposti luodan yli organisaatioiden käyvän pienen keskusteluryhmän – ja toimii myös silloin jos ulkoisille kontakteille viestittämistä ei ole suoraan sallittu. #workaround

Keskustelut voi myös mykistää. Tuttu ominaisuus WhatsAppista esimerkiksi – mykistetty keskustelu ei aiheuta ilmoituksia itselle. Itse käytän mykistystä jos aktiivinen keskustelu on sillä hetkellä liian aktiivinen, tai keskustelu on sellainen johon voi palata rauhassa myöhemmin (esimerkiksi työn ulkopuoliset keskustelut). Mykistyksen voi ottaa tietysti pois, kun keskustelusta haluaa taas ilmoituksia.