Joskus Teams yllättää tavoilla joita ei tule ajatelleeksi, varsinkaan sillä hetkellä kun olet liittymässä kutsumaasi asiakaskokoukseen. Kun olet itse luonut kokouskutsun Outlookissa ja liityt kalenterin linkin kautta kokoukseen voi iskeä pientä suurempi hämmennys kun tajuat että jonkun on hyväksyttävä sinut mukaan! Mitä on tapahtunut? Minähän loin tuon kokouksen!
Tuossa tilanteessa ei välttämättä tule mieleen mistä tämä johtuu. Looginen selitys kuitenkin on olemassa.
Mitä siis tapahtui?
- Avasit kokouksen liittymislinkin Outlookissa
- Linkki aukeni selaimessa, jonka kautta avasit Teamsin sovelluksen
- Teamsin sovellus liittyy kokoukseen senhetkisellä sovelluksessa käytössä olleella identiteetillä (olit tiimsittämässä vierasorganisaatiossa)
- Kyseinen identiteetti poikkesi kokouksen luoneesta tunnuksesta, jolloin sinua käsiteltiin vieraana
Teamsissa on mahdollista kuulua useampaan organisaatioon – tai siis tulla kutsutuksi vieraaksi muihin organisaatioihin. Muita organisaatioita kuin käyttäjän omaa kutsutaan vierasorganisaatioiksi, tai tarkemmin ottaen vierailet toisissa Office 365 ympäristöissä. Pääset vaihtamaan organisaatioiden välillä oikean yläkulman alasvetovalikosta. Oma kotiorganisaatiosi on aina ylimpänä.
Kun liityt vieraana toiseen organisaatioon, et ole siellä täysin omalla identiteetilläsi. Sinulla on siis teknisesti toinen tunnus ollessasi toisessa ympäristössä vieraana – ja siten heidän Azure AD:ssa, vaikka pääsetkin sisään oman organisaatiosi tunnuksella.
Teamsissa tämän näkee mm siitä että omaa profiilikuvaa ei ole, eikä vasemman laidan komennoista löydy kalenteria. Et voi myöskään muuttaa kuvaasi. (Kuitenkin jos sinut on kutsuttu mukaan Teamsin ilmaiseen versioon löytyy sieltä oma profiili, joten tämä huomio koskee Office 365-tilauksia).
Mitä tämä sitten tarkoittaa?
Jos olet Teamsin sovelluksessa kokoukseen liittyessäsi jossain muussa ympäristössä kuin kotiorganisaatiossasi, olet vieras omassa kokouksessasi. Tämä tapahtuu helpoiten juuri silloin, kun kokoukseen liitytään Outlookin kalenteritapahtuman tai sähköpostissa olleen linkin kautta koska selaimen kautta Teams avautuu siihen ympäristöön joka viimeksi oli valittuna.
Jos taas kokoukseen liittyy selaimen kautta (web-Teams) niin tässä pätee sama juttu: missä tenantissa/vierasorganisaatiossa oletkin, vaikuttaa myös kokoukseen liittyessä.
Tämä voi johtaa pahimmillaan siihen, että kaikki kokoukseen tulevat odottavat virtuaaliaulassa. Tällöin on parempi lopettaa kokous, vaihtaa organisaatio omaan ja liittyä kokoukseen uudestaan.
Mitä voi tehdä?
- Teams sisältää kalenterin. Liity sieltä kokouksiin. Tällöin olet aina kotiorganisaatiossasi liittyessä.
- Käytä Teamsin verkkoselainversiota eri selaimissa/profiileissa kun toimit vierasorganisaatioissa (esim asiakkaat, toimittajat, verkostot tai kumppanit yleensä). Tällöin pääasiassa olet Teamsin työasemasovelluksella omassa ympäristössä. Koska ympäristön vaihto on aika hidasta edelleen, on tämä muutenkin suositeltava tapa.
- Pidä tämä ominaisuus mielessä ja tarkista liittyessä tai ennen liittymistä, että oletko oikeassa ympäristössä.
Mikäli vierasorganisaation kanssa käytetään mm. videokokouksia kanavilla on mm. näitä varten vaihdettava joka tapauksessa ympäristö työasemasovelluksessa, koska selainversiot eivät tue esimerkiksi videon käyttöä vielä.
Vesa Nopanen - My Metaverse Day 