Mobiililaitteiden kanssa on totuttu käyttämään sovelluksista usein löytyvää jaa-toimintoa paljon enemmän kuin työpöytäsovellusten kanssa. Teams toimii myös Jaa-toiminnon kanssa varsin pitkälle, ja sen muistaminen auttaa suoristamaan monta tilannetta.
Esimerkkinä tilanteita joissa Jaa-toiminto on kätevä Teamsin kanssa
- Haluat jakaa tiettyyn tiimiin / kanavaan julkisen linkin tai artikkelin. Jaa-toiminnolla voit valita kohteksi Teamsin ja sen jälkeen mihin tiimiin tai keskusteluun linkin haluat ja voit kirjoittaa myös saatesanat. Ilman jakamista osoite tulisi perinteisesti kopioitua leikepöydälle ja sen jälkeen avattua Teams ja etsittyä oikea paikka mihin se laitetaan.
- Haluat jakaa organisaation dokumenteista linkin tiedostoon (vaikkapa ohje). OneDrive-sovelluksessa on Teamsiin jako ja linkin muodostus rakennettuna sisään – ilman tarvetta ladata ensin dokumenttia omalle laitteelle tai käyttää linkki leikepöydän kautta.
- Haluat jakaa SharePointissa olevan modernin uutisen tiimiin tai vaikka keskusteluun. Uusi SharePoint mobiilisovellus tukee tätä todella hyvin.
Miten käytännössä?
LinkedIn-sovelluksesta voi valita artikkelin jakamisen ja kohteista löytyy myös Teams.
Teamsissa voi hakea sopivan keskustelun tai kanavista mihin linkki halutaan viedä.
Lopputulosta voi muokata kuten normaalia viestiä. Otsikko, atMaininnat ja muut toiminnot ovat käytettävissä tietysti.
Entäpä sitten organisaation tiedostoista linkin luominen Teamsiin? OneDrive-sovelluksella voit jakaa tiedoston suoraan Teamsiin.
OneDrive antaa luoda linkin leikepöydälle suoraan – tai sitten valitsee vain Teams-kuvakkeen ja lähettää linkin – tai tiedoston kopion – suoraan haluttuun kanavaan tai keskusteluun.
Tiedoston kopioita lähetettäessä kohteena voi olla yrityssovellukset – ja Teams on tietysti valittavissa. Tiedoston kopio ladataan liitteeksi esim Outlookin tai Teamsin viestiin.
SharePoint-sovelluksesta jakaminen on myös selkeää.
Entäpä Teamsista tiedoston jakaminen?
Teamsin tiedostoihin pääsee käsiksi kätevästi suoraan Teamsista, avaamalla Tiedostot-välilehden. Kolmen pisteen (…) valikosta löytyy myös jaa-toiminto, jolla voidaan jakaa tiedosto haluttuun paikkaan. Esimerkiksi avaamalla Outlook ja lähettämällä tiedosto asiakkaalle tai kumppanille. Myynti/esittelymateriaalit ja muut jaettavat ohjeet onkin helppo jakaa “tien päältä” kun ne ovat valmiina jaettavassa muodossa (usein pdf).
Entä sitten sellaiset materiaalit joita ei saisi jakaa näiden kautta? Siihen auttaa Azuren tiedonsuojaustoiminnot ja sisällön luokittelu.
Vesa Nopanen - My Metaverse Day 