Teamsin kalenteri käytännössä: miksi ja miksi ei

Teamsin kalenteri on vain uusi näkymä omaan kalenteriisi, jota Outlookin kautta käytetään. Miksi kalenteri siis on Teamsissa? Muutama syy puolesta

• Ei tarvetta vaihtaa Outlookiin, jotta voi katsoa mitä tänään on pöydällä kalenterin kautta. Teamsin kalenterin avaus on paljon nopeampaa kuin Outlookin.
• Mahdollisuus liittyä helposti online-kokouksiin suoraan kalenterinäkymästä / Teamsista
• Teams-kalenterikutsujen luonti suoraan Teamsista, ilman kalenterinäkymää tämä olisi hankalaa
• Teams-tapahtumien luonti pienelle yleisölle onnistuu vikkelästi
• Jokaisessa Teamsin kautta luodussa tapahtumassa on mukana Teams-kokous
• Live-tapahtumien luonti on samassa paikassa

.. ja vastaan

• Teamsin kalenteri näyttää vain viikon eteenpäin
• Yksi syy miksi vaihdan täyteen Outlookiin on mahdollisuus saada, useimmiten, viikkonäkymä ja selata kalenteria eteenpäin
• Toinen syy on, että voi liittää useampia kalentereita mukaan näkymään (neuvotteluhuone, kollega)
• Kolmas on mahdollisuus luoda kutsuja, jotka menevät organisaation ulkopuolisille (ns anonyymit Teams-kutsut). Teamsin kautta voi liittää vain vieras-pääsyn kautta olevat henkilöt mukaan
• Tottuminen Outlookin kalenteriin on syvässä. Teamsin kalenteritapahtuman luonti on osaltaan kankeaa

Yhä useammin minulla on Outlook kiinni työpäivän aikana, ja katson sähköpostit vain muutaman kerran päivässä – käytännössä samalla kun on tehtävä jotain kalenterin kanssa.

Todellisuus on yleensä vähän ruuhkaisempi kuin demoympäristön kalenteri.

MobiiliTeamsin kalenteria kannattaa opetella käyttämään

Mobiilisovelluksessa tilanne on hiukan parempi, koska mobiilisti harvoin tehdään Outlookissakaan laajaa suunnittelua. Miksi mobiiliTeamsin kalenteri on sitten useasti käytössäni?

• Teams on muutenkin mobiilissa usein auki – tästä on nopeaa katsoa kalenteritapahtumat lähipäiville
• Uutta: Kalenteriin voi luoda nyt myös tapahtumia ilman osallistujia (vain omaan kalenteriisi). Teamsin työasemasovellus ei tätä vielä anna tehdä.
• Kalenterin esitysmuoto keskittyy tapahtumiin – esityslistamainen muoto toimii mainosti tulevan esittämiseen
• Liittyminen kokouksiin mobiilisti onnistuu suoraan kokouslistasta ilman tapahtuman aukaisua

Mitkä asiat mm. vielä saisivat kehittyä mobiilissakin:

• Viikkoa pidemmälle katsominen kalenterissa
• Henkilökohtaisen tapahtuman luonti, jonka sisältö ei näkyisi muille (private -täppä)

Kokeile muuttaa toimintatapojasi

Ensikokeilulla Teamsin kalenteri ei tunnu kummoiselta, mutta itse olen löytänyt siitä hyötyjä juuri siitä syystä että sen käyttö on nopeaa ja se on vähentänyt Outlookin avaustarvetta. Tätä myötä voin itse paremmin valita millä ajalla keskityn sähköposteihin ja toisaalta varsinkin puhelimella Outlookin avaaminen kestää aina jokusen hetken.

Teams on jatkossa entistä vahvemmin Työn Käyttöliittymä. Mitä paremmin nykyiset ominaisuudet tuntee – hyvässä ja pahassa – sitä helpompaa on omaksua tulevia käyttöön tulevaisuudessa. Ja mikäs sen parempi, jos voi turhia vaiheita – kuten Outlookin kalenterin avauksen kun on asiaa katsoa mitä on tulossa – jättää pois ja vilkaista oleelliset asiat Teamsista silloin kun sen tarjoamat ominaisuudet riittävät.