Kaikki organisaation henkilöt yhdessä tiimissä. Automaattisesti.

Miten varmistaa että kaikki työntekijät kuuluvat meidän yhteiseen tiimiin? Mitäpä jos voisi luoda tiimin, johon kuuluvat kaikki organisaation jäsenet automaattisesti? No, mutta sehän onnistuu: luo Organisaatiotiimi!

Täysin uutena ominaisuutena Teamsissa on kyky luoda tiimi, joka on ajan tasalla kaikista yrityksen jäsenistä jatkuvasti. Kun yritykseen tulee uusia henkilöitä, tai joku poistuu, ne päivittyvät organisaatiotiimiin automaattisesti. Tämä yhdistettynä automaattisesti suosikeiksi ehdotettuihin kanaviin saadaan luotua paikka, jossa ovat kaikki yrityksen henkilöt ja tietoa voidaan jakaa sekä työstää yhdessä.

Vähän kuin perinteisessä Intranetissä viestit tavoittavat kaikki työntekijät!

Muutama tekninen asia:

vain yleiset järjestelmänvalvojat (global adminit) voivat luoda näitä tiimejä ja tällä hetkellä organisaatiotiimiä ei ole mahdollista luoda jos käyttäjiä on jo yli 1000. Jos käyttäjiä on nyt 995 ja luo tällaisen tiimin niin todennäköisesti se toimii mutta sitä ei varmastikaan tueta. Raja kasvanee tulevaisuudessa.
Kokoushuoneet on syytä olla Exchangessa määriteltynä huonelistaan oikein, tai nekin tulevat lisätyksi automaattisesti. Omistaja voi kuitenkin poistaa ne käsin tiimistä: uudet ja poistuneet käyttäjät synkronoidaan tiimiin jäseniksi muutosten perusteella aloituksen jälkeen. Jos käyttäjältä poistetaan Teams-lisenssi tunnuksen pitäisi poistua tiimistä automaattisesti. Vaikuttaa siltä, että alun käyttäjien kertalisäyksessä lisenssin puute ei ole este.
Kun organisaatiotiimi luodaan, kaikista global admineista tehdään sen omistajia automaattisesti ja muista käyttäjistä tehdään tiimin jäseniä.
Käyttäjät (jäsenet) eivät voi poistua itse tiimistä
Omistajat (global adminit) voivat poistaa ja lisätä jäseniä. Alkutilanteen joutuukin käymään lävitse ellei AD ole tip top kunnossa. Kannattaa etukäteen varautua turhien käyttäjien siivousskriptillä tiimin luonnin lisäksi.

Kun tällaisen tiimin luo, on hyvä miettiä onko kaikkien ok kirjoittaa viestejä Yleinen-kanavalle vai rajataanko se oikeus vain omistajille. Samoin asetuksista kannattaa tarkistaa tiimin ja kanavien käyttö @maininnassa: voi olla hyvä ettei muut kuin omistajat saa käyttää @mainintoja.

Mihin tätä käyttäisi?

Uutisoinnit ja tuki kaikille, jaoteltuna aiheittain (kanaviin).Esimerkiksi HR, ICT ICT, Projektitoimisto jne. SharePoint-sivustolla voi luoda uutisarkiston ja merkittävämmät uutiset (uutisarkisto) jotka tulevat automaattisesti myös tähän tiimiin.
Yhteiset dokumenttien jakaminen
Yleiset-kanavan jättäminen organisaation viralliseen uutisointiin / tiedotteisiin (itse pidän enemmän Tiedotteet-kanavan käytöstä tässä mutta tällä hetkellä vain Yleiset-kanavan viestien kirjoituksen voi rajata omistajille)
Koko yrityksen kahvihuone
Yrityksen sisäiset tapahtumat
Tukitiimi ja tukikanavat, sen sijaan että kaikki asiat ovat yhdessä tiimissä.