Keskustelisinko kanavalla vai chatissa?

Teams antaa mahdollisuuden keskustella kolmella eri tavalla

• Kanavakeskustelussa
• Kahdenvälinen yksityiskeskustelussa
• Ryhmäkeskustelussa

Miten ja millä tavalla näitä kannattaa hyödyntää?

Kanavakeskustelu

Tämä on se keskustelutapa, minkä vuoksi Teams on Teams. Teamsin jokainen tiimi on jakaantunut yhteen tai useampaan kanavaan, eli aiheeseen. Jokaisella kanavalla on aina keskustelu, joka on näkyvissä kaikille tiimissä oleville (poislukien tulevat yksityiset kanavat huom!).  Tämäon omiaan lisäämään avoimuutta, vähentämään sähköposteja ja auttamaan tiimiä ymmärtämään mikä on tilanne. Mitä useampi keskustelu käydään jonkin tiimin kanavalla, sitä vähemmän tietoa pidetään piilossa ja sitä useampi voi keskusteluun joko osallistua, tai edes tiedostaa tilanteen kysymättä sitä erikseen.

Kanavakeskustelun yksi erityispiirre on dokumenttikeskustelu. Jokaisen dokumentin tai välilehden “alle” voi avata keskustelun, joka näkyy kanavalla tavalliseen tapaan. Tällöin muiden osallistuminen on myös mahdollista (suunnittelu, raportin tulokset, tehtävät,..). Yhtenä esimerkkinä on vielä kanavalla tapahtuvan kokouksen keskustelu, joka on myös näkyvillä kaikille tiimin jäsenille.

Kanavalla tapahtuvasta keskustelusta on siis monenlaista etuja ja se luo myös tiimihenkeä. Jokaisella tiimillä olisikin hyvä olla “Kahvinurkkaus” tai “Työhön liittymättömät” -kanava jossa tiimi voi vaihtaa vapaalle ja vaihtaa viikonloppukuulumisia, kysellä lounasseuraa tai muuten vaan harjoitella Teamsia.

Kahdenvälinen yksityiskeskustelu

Tämä keskustelu vastaa aiempaa kahden henkilön välistä Skypen chattia, tai sähköpostittelua. Keskustelu jää vain näiden osapuolten väliseksi, eikä tietoa voida viedä esim. tiimille. Tämä on omiaan esimerkiksi henkilökohtaisiin asioihin (esimies-alainen, hr, vapaamuotoinen keskustelu) mutta myös vaikkapa esimiehen ja alaisen ollessa kyseessä voi yhdeksi keskustelun välilehdeksi laittaa vaikkapa PowerBI-raportin tavoitteista ja niiden saavuttamisesta.

Yksi hyvä lisä on myös toisen osapuolen aktiviteetit yhteisissä tiimeissä, jolloin voi nähdä mitä kaveri on kirjoittanut eri kanaviin ja osallistua tarvittaessa keskusteluun. Jatkossa tästä samasta paikasta voi avata ruudunjaon toisen kanssa, ilman tarvetta avata puhelua samalla, jolloin ajatuksia voi vaihtaa chatilla. Tämä tulee olemaan todennäköisesti kevyempi kuin nykyinen kokoustaminen.

Yksityiskeskustelut voi halutessaan kiinnittää suosikkeihin, jolloin ne löytyvät halutusta paikasta keskusteluita aina. Keskustelun voi myös vaimentaa, jolloin siitä ei nouse ilmoituksia. Keskustelun voi piilottaa, jolloin se poistuu listalta mutta löytyy haun avulla.

Ryhmäkeskustelu

Kolmas tapa on muodostaa 3-20 hengen välille keskusteluryhmä. Näiden yksi etu (tai haitta) on säikeettömyys, eli keskustelua ei ole jaoteltu eri otsikoiden alle eikä viesteihin varsinaisesti vastata: kirjoitetaan vain uusia viestejä. Tämä on joidenkin suosima ns irccimäinen tapa. Viestittäminen on nopeaa ja ainakin itse huomaan, että aiemman viestien muokkausta vaikka kirjoitusvirheen vuoksi ei oikein tule tehtyä. Yksi etu on myös se, että viestien ilmoituksista voi vastata suoraan keskusteluun, ilman että Teamsia on edes avattava. Uuden henkilön voi lisätä osaksi ryhmäkeskustelua helposti ja hänelle voi halutessaan jakaa vaikka koko keskusteluhistorian jolloin hän voi katsoa miten keskustelua kannattaa jatkaa.

Ryhmä on erinomainen silloin, kun asia on liian pieni ja lyhytaikainen että sille olisi syytä perustaa omaa tiimiä eikä tietoa tarvita ryhmän ulkopuolella. Ryhmä voi muokata yhdessä tiedostoja, jotka jaetaan automaattisesti tiedoston lisääjän OneDrive for Busineksesta.

Toinen hyvä käyttötarkoitus on esimerkiksi projektin johtoryhmä (tai yrityksen projektiporukka) milloin projektin tiimissä on sellaisiakin henkilöitä mukana joille keskustelut eivät kuulu – eikä ole perusteita perustaa omaa tiimiä tähän tarkoitukseen. Tulevat yksityiset kanavat vievät toivottavasti tämän syyn ryhmäkeskusteluille pois.

Muita käytön kautta ilmestyneitä ryhmäkeskusteluja ovat mm. vapaa-ajan aiheet, nopea reagointi johonkin tapahtumaan tai tiimin vähän-rönsyilevämpi -keskustelu joka vain sotkisi kanavat.

Ryhmäkeskusteluiden huono puoli on mm se, että keskustelu jää sinne helposti pidemmäksi aikaa kun pitäisi. Se aiheuttaa jälleen siiloutumista ja tiedon katoamista ja jäämistä vain tiettyjen henkilöiden erityisomaisuudeksi. Sama voi koskea tiedostoja, koska ne ovat jakajan OneDrive for Busineksessa – eikä suinkaan tiimillä. Tuosta syntyy helposti kopioita ja tiedosto elää täysin väärässä paikassa tai kahtena-kolmena kappaleena. Ja sitähän me emme halua.

Ryhmäkeskusteluiden erittäin huono sivuvaikutus on myös se ne lisääväät sekavuutta ja siiloutumista: tietoa hajoaa eri paikkoihin joista sitä on vaikeampi löytää koska keskustelut ovat pitkässä listalla eikä niillä ole useinkaan aihesidonnaisuutta kuten tiimillä ja kanavalla.

 

 

Ryhmäkeskustelun voi halutessaan kiinnittää suosikkeihin, jolloin se löytyvät halutusta paikasta keskusteluita aina. Keskustelun piiloitus poistaa sen listalta mutta keskustelu löytyy haun avulla. Keskustelun voi myös vaimentaa, jolloin siitä ei nouse ilmoituksia ja ryhmästä voi myös poistua. Kun henkilö, joka on jakanut ryhmälle dokumentin, poistuu keskustelusta jää dokumentti edelleen ryhmälle muokattavaksi.

Keskustele kanavalla, aina kun mahdollista

Kanavakeskustelu on Teamsin parhaita puolia tarkoitukseensa: tiedon jakamiseen ja tiimityön edistämiseen. Sitä kannattaa hyödyntää aina kun se vain on mahdollista. Ennen ryhmäkeskustelun luontia, mieti olisiko jokin tiimi/kanava – vaikka sitten uusikin – oikeampi paikka.

 

.. ja niille jotka pääsivät tänne loppuun saakka voi paljastaa että Teamsissa voi paitsi osallistua kokoukseen (jossa voidaan myös hyödyntää chattia) keskustella myös äänellä (soittaa, osallistua kokoukseen)  näissä kaikissa tapauksissa. Eli tapoja onkin kahdeksan, jos ei lasketa tallennusta mukaan. Onkin hyvä tiedostaa kaikkien näiden tapojen edut (tai haitat) jotta voi valita sopivimman.