Igniten jälkeen Teams on entistä vahvemmin työn käyttöliittymä

Microsoftin Ignite-konferenssi toi odotetusti paljon uudistuksia varmaan jokaiseen Microsoftin pilvituotteeseen. Maanantaina iltana Twitterissä alkoi kiertämään Microsoftin Ignite Book of News, johon oli koostettu Igniten uudistuksia 27 sivun verran. Siinä ei tietenkään ollut vielä edes kaikki, joten aika massiivisesta määrästä uutta tietoa on kyse.

Microsoft Teams on Microsoftin nopeimmin käyttäjäkuntaa kasvattanut liiketoimintasovellus. Koskaan. Nyt jo 329 000 organisaatiota on Teamsin käyttäjinä, ja 54:lla noista organisaatioista on yli 10 000 käyttäjää.

Keskustelu siitä, sopiiko Teams käyttäjämäärän osalta Suomen organisaatioiden käyttöön voidaan tältä pohjalta lopettaa: ei ole estettä.

Miten Teams uudistuu?

Teams eroaa muista Microsoftin sovelluksesta jatkuvalla muutoksellaan. Jotkut uusista ominaisuuksista ovat ihan pieniä nyansseja, kun taas välillä esille tulee ihan uusia mahdollisuuksia hyödyntää työkalua. Teamsin tuotetiimi seuraa oman visionsa lisäksi hyvin herkästi UserVoice-palvelua, joten käyttäjien kokemukset ja toiveet vaikuttavat hyvin paljon siihen miten tuote kehittyy.

Mitä uudistukset tarkoittavat?

Teams vahvistaa yhä enemmän rooliaan tiimityön keskuksena ja asiat yhteen kasaavana sovelluksena. Esimerkiksi Staffhub lakkaa olemasta erillinen sovellus ja sen toiminnot tuodaan Teamsiin käytettäväksi. Kun vuorotyön asetukset on laitettu kohdalleen, saavat työntekijät eteensä – saman sovelluksen kautta – vuorot, vuoronhallinnan, kalenterit, keskustelut ja dokumentit. He ovat osa yrityksen kokonaisuutta ja voivat kuulua myös muihin tiimeihin – olla mukana vaikuttamassa yrityksen kehitykseen oman kokemuksensa annilla.

Teams mahdollistaa kaikkien osallistumisen

Uudistusten myötä Teams ja SharePoint ovat entistä lähempänä toisiaan. SharePointin sovelluksia voi tuoda Teamsiin välilehdiksi ja Teamsin sovelluksista voi osan viedä SharePointiin. Dokumentinhallinta voi tapahtua kummassa vain, kun Teams saa käyttöön SharePointin näkymät. Tiedostojen synkronointi onnistuu suoraan Teamsin tiedostoista omalle levylle, ilman tarvetta tehdä vierailua SharePointin kirjastoon kuten nyt.

Tämä ei ole rajattuna Office 365:een, vaan myös Dynamics 365:n tietoa pääsee tuomaan sovelluksen ja botin kautta osaksi työtilaa (Teams tiimiä, kirjoittajan huom.). Connectorit (yhdistimet) liittävät tiimin kymmeniin-satoihin tietolähteisiin, mukautuvat kortit (adaptive cards) voivat esittää tietoa uusilla tavoilla – ja samalla käyttäjä voi myös tehdä korttien kautta eri toimintoja. Rajapintojen määrä kasvaa, jolloin tiimiä voidaan laajentaa myös koodaamalla: kokoukset ja soittaminen tulevat rajapintojen piiriin: sitähän voi hyödyntää vaikka asiakaspalveluun liittyvillä sovelluksilla. Näihin tulee varmasti kumppaneilta valmiita laajennuksia, botteja ja sovelluksia.

Haku tulee uudistusten myötä paranemaan, kun Office 365 saa yhtenäisen hakukokemuksen. Tällöin myös Teamsin sisällöt löytyvät vaikka Wordissa tehdystä hausta käsin. Tällä hetkellä tämä tuntuu kaukaiselta, mutta ensi kesänä tilanne voi olla hyvinkin erilainen.

Teams on Työn Käyttöliittymä

Kun kaikki työssä tarvittava tieto tuodaan Teamsin kautta tiimin henkilöiden saataville, rakentuu Teamsista Työn Käyttöliittymä. Henkilö itse voi valita oman “sähköisen työpöydän 2020” -näkymän sellaiseksi, joka tukee häntä: mitkä asiakkaat ja projektit ovat itselle niitä tärkeitä. Ja toisin kuin vanhat portaalihankkeet: mukauttamisen tekee tiimi itse.

Käytön helppous

Teamsin yksi tarkoitus on olla hyödyllinen ja hauska työkalu. Kehityksessä on nähtävissä, kuinka sen kanssa pyritään tekemään asioista helppoja ja käytännönläheisiä. Uusi taustan sumentaminen videopuhelussa on mainio esimerkki tekoälyn ja yleisen toiminnon yhdistämisestä: yksi este käyttää videopuheluita poistuu tämän myötä: ei enää taustalle lisahtaneita asiakasnimiä flappitaululle, unohtuneita vaatekasoja tai vaikka juoksevia lapsia.

Videot tallennetaan automaattisesti Streamiin, kunhan valitsee tallennuksen päälle. Stream sai myös lisää ominaisuuksia: mm. Androidille mobiilisovellus jossa videot voi ladata myös offline-katsomiseen vaikka lentomatkalle. Itse latasin sovelluksen jo maanantaina, iOS käyttäjät saavat sen lokakuussa. Kätevää katsoa vaikka ohi menneiden kokousten tallennukset tien päällä. Niin, tallennuskin siirtyi esiversiosta täyteen tuotantoversioon Igniten myötä.

Itselleni Teams on osoittautunut loistavaksi työkaluksi, joka tukee tiimityötä erinomaisesti. Se ei ole kuitenkaan mikään taikasauva, joka itsestään muuttaa organisaation toimintatapoja tai kulttuuria: tämä vaatii aina työtä ja sitoutumista niin johdolta kuin käyttäjiltä. Monissa Teams-projekteissa, joissa olen ollut mukana onkin puhe ihmisistä ja työn tekemisestä. Aika vähän Teamsiin tarvitsee alkuvaiheessa rakentaa yrityksen omia laajennuksia tai lisäosia. Kyse on siitä, miten muutosta viedään eteenpäin niin että liiketoiminta ja ihmiset saavat siitä hyötyjä. Näiden yrityskohtaisten hyötyjen louhiminen esille vanhojen toimintatapojen graniitista ja lukemattomien ominaisuuksien luolista kuitenkin kannattaa.

Heräsikö kysymyksiä? Laita kommenttia tai pistä vaikka viestiä!