Microsoft Teams

Mitä tietotyö on?

Työ on teknologia-avusteista, verkostoissa tapahtuvaa ongelmanratkaisua. (Esko Kilpi)
Työ on luonteeltaan yhteisöllistä – työ tarvitsee työkalut jotka tukevat tätä
Avoimuuden pitäisi olla oletustilanne, koska se nopeuttaa kollektiivista oppimista ja vähentää turhaa työtä

Avoimuus ja läpinäkyvyys luovat pohjan tiedon ja osaamisen kumuloitumiselle verkostossa

Kun modernit työkalut ja toimintatavat otetaan käyttöön, huomataan että useat uudistukselle asetetut ylätason tavoitteet tuovat suoraan hyötyjä myös yksittäiselle käyttäjille.

Avoin ja läpinäkyvä viestintä on tehokasta. Se luo tilanteen, jossa sama tieto on käytettävissä yhtä aikaa kaikilla. Aina.

Tämä vähentää eriarvoisuutta ja mahdollistaa kollektiivisen oppimisen ja työstämisen.
Innovointi lisääntyy ja tehostuu
Oikea käsi tietää mitä organisaation vasen käsi tekee ja edellytykset palvella asiakasta parenevat.
Tupla-triplatyön vähentäminen muuttuu myös hyödyksi itselle turhan ja turhauttavan työn vähenemisenä.

Modernit työkalut, kuten Microsoft Teams, mahdollistavat myös sen, että kaikki käyttäjät pääsevät käsiksi heille tarpeellisiin sisältöihin, kuten dokumentteihin. Paikasta ja laitteesta riippumatta. Tällöin käyttäjät läpi organisaation voivat muokata samoja dokumentteja ja samalla nähdä miten muut niitä työstävät. Oikealla työkalulla ja sen käyttöönoton tukemisella päästään tilanteeseen, jossa tämä muuttuu haaveesta realismiksi ja sitä kautta hyödyksi: minun ei tarvitse tehdä enää henkistä akrobatiaa jotta löydän oikeat dokumentit, oikeat versiot ja tiedän ketkä muutkin muokkaavat samaa tiedostoa. Viimeinen versio on nähtävillä kaikilla yhtä aikaa.

Näitä hyötyjä ei kuitenkaan saavuteta ilman, että käyttäjät ymmärtävät, miten heidän halutaan toimivan juuri teidän organisaatiossanne.

Uusia toimintatapoja ei saada todelliseen käyttöön työntekijöiden arjessa pelkästään toimitusjohtajan sähköpostiviestillä tai intran uutisella.

Pitkäjänteinen, määrätietoinen ja työntekijöiden arkeen ulottuva käyttöönoton tukeminen on välttämätöntä, jos halutaan että uusien modernien välineiden labyrintissa selvitään voittajana maaliin. Tämä tarkoittaa Pelisääntöjä: eri kanavien ja välineiden tarkoituksen selkeyttämistä: miksi ja miten työkaluja käytetään juuri teidän organisaatiossa, mitä hyötyjä niillä tavoitellaan.

Käyttöönoton onnistumisen tavallisin kompastuskivi on puuttuva johdon tuki: Aktiivinen esimerkkinä toimiminen, uudenlaisen toiminnan vaatiminen ja jatkuva viestintä tavoiteltavista hyödyistä on välttämätöntä, että Pelisäännöt saadaan käyttöön läpi organisaation.

Teams on käyttöliittymä Office 365:een tarjoilemalla aiemmin hajallaan olleet palvelut yhdeltä luukulta

Siinä yhdistyvät ihmiset (tiimi), keskustelu, tiedostot, tehtävät ja tapaamiset yhdeksi työhuoneeksi. Kun uusi henkilö tulee mukaan projektiin, hän löytää yhdestä tilasta kaiken tarvitsemansa tiedon. Myös historian. Enää ei tarvitse ihmetellä, mistä kaikkialta palaset pitää kerätä.

Jotta tämä saavutetaan, on ymmärrettävä, että Teamsin käyttö ei ole vapaaehtoista. Vasta kun kaikki käyttävät samaa työkalua, pysyvät kaikki käyttäjät ajan tasalla, eikä kukaan tipahda ulopuolelle välineiden epämääräiseen sekamelskaan.